Główna Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

0 / 0
Jak bardzo podobała Ci się ta książka?
Jaka jest jakość pobranego pliku?
Pobierz książkę, aby ocenić jej jakość
Jaka jest jakość pobranych plików?
Koniec syzyfowych prac

Czym jest Zen To Done (ZTD)? Odpowiemy na to pytanie nieco przewrotnie, nie tłumacząc bezpośrednio, lecz podając tylko jeden przykład: gdyby Syzyf zastosował ZTD, wtoczyłby na górę ten przeklęty kamień i ruszył do innych zaległych zadań.

Autor tej książki był kiedyś osobą niezwykle nieuporządkowaną. Na jego biurku zalegały stosy papierów, jego skrzynkę e-mailową zalewały setki wiadomości, na które nie był w stanie odpowiedzieć (czasem nawet nie wiedział, że je otrzymał!), zaś lista zadań „na dziś” nie miała końca. Był zły, zestresowany i brakowało mu poczucia mocy. Sfrustrowany, odkrył wreszcie Davida Allena z jego systemem Getting Things Done i… uprościł system. Tak powstał najprostszy sposób porządkowania spraw do załatwienia, który Leo Babauta nazwał Zen To Done. Poznaj go (poświęć mu chwilę, ta książka jest naprawdę krótka), zmień nawyki i ciesz się — Twoje życie stanie się o wiele prostsze!

Muszę dodać, że zmiana nawyków jest możliwa. Za pomocą technik opisanych tu i na mojej stronie — ZenHabits.net) — sam zmieniłem swoje nawyki: rzuciłem palenie, zacząłem biegać, zacząłem się zdrowiej odżywiać, przebiegłem maraton, podwoiłem swoje zarobki, uporządkowałem finanse, zostałem weganinem, niemal w zupełności pozbyłem się długów, ukończyłem triatlon, zrzuciłem ponad 10 kilo i założyłem popularny blog. Jak więc widać, zdecydowanie można zmienić swoje nawyki. Wystarczy zacząć skromnie, znaleźć odpowiednią motywację i zachować koncentrację.

(Leo Babauta, wstęp do książki)
Rok:
2014
Wydawnictwo:
Helion
Język:
polish
Strony:
90
ISBN 13:
9788324682577
Plik:
PDF, 1,07 MB
Ściągnij (pdf, 1,07 MB)

Możesz być zainteresowany Powered by Rec2Me

 
0 comments
 

To post a review, please sign in or sign up
Możesz zostawić recenzję książki i podzielić się swoimi doświadczeniami. Inni czytelnicy będą zainteresowani Twoją opinią na temat przeczytanych książek. Niezależnie od tego, czy książka ci się podoba, czy nie, jeśli powiesz im szczerze i szczegółowo, ludzie będą mogli znaleźć dla siebie nowe książki, które ich zainteresują.
1

C#. Rusz głową!

Rok:
2014
Język:
polish
Plik:
PDF, 24,22 MB
0 / 0
2

Mistrz czystego kodu. Kodeks postępowania profesjonalnych programistów

Rok:
2013
Język:
polish
Plik:
PDF, 3,85 MB
5.0 / 0
Tytuł oryginału: Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System
Tłumaczenie: Maksymilian Gutowski
Projekt okładki: Sylwia Szyrszeń
ISBN: 978-83-246-8257-7
Copyright © 2008 by Leon H. Rountree III
All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any
means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage
retrieval system, without written permission of the author.
Polish edition copyright © 2014 by Helion S.A.
All rights reserved.
Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu
niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą
kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym
lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.
Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi
bądź towarowymi ich właścicieli.
Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte
w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności
ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub
autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności
za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.
Materiały graficzne na okładce zostały wykorzystane za zgodą Shutterstock.
Drogi Czytelniku!
Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres
http://sensus.pl/user/opinie/zentod_ebook
Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.
Wydawnictwo HELION
ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE
tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63
e-mail: sensus@sensus.pl
WWW: http://sensus.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

 Poleć książkę na Facebook.com

 Księgarnia internetowa

 Kup w wersji papierowej

 Lubię to! » Nasza społeczność

 Oceń książkę

Z dedykacją dla Evy

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

4

Spis treści

Spis treści
; Wprowadzenie .....................................................................................7
Rozdział 1.

Dlaczego ZTD? ..............................................................9

Rozdział 2.

Przegląd — na czym to polega? ....................................13

Rozdział 3.

ZTD minimalny — prostsze rozwiązanie .....................19

Rozdział 4.

Kształtowanie dziesięciu nawyków ...............................23

Rozdział 5.

Nawyk 1.: kolekcjonowanie .........................................27

Rozdział 6.

Nawyk 2.: przetwarzanie ..............................................31

Rozdział 7.

Nawyk 3.: planowanie ..................................................35

Rozdział 8.

Nawyk 4.: działanie ......................................................39

Rozdział 9.

Nawyk 5.: prosty, zaufany system ................................43

Rozdział 10. Nawyk 6.: organizuj .....................................................47
Rozdział 11. Nawyk 7.: przeglądaj ....................................................51
Rozdział 12. Nawyk 8.: upraszczaj ...................................................55
Rozdział 13. Nawyk 9.: rytuały .........................................................59
Rozdział 14. Nawyk 10.: odkryj swoją pasję .....................................63
Rozdział 15. Jeden dzień z Zen To Done ..........................................69
Rozdział 16. Pytania i odpowiedzi ....................................................73
Rozdział 17. Dodatkowe materiały ...................................................79

5

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

6

Wprowadzenie

Wprowadzenie
Niniejszą książkę napisałem z myślą o czytelnikach, którzy chcą
zorganizować swoje życie i rzeczywiście załatwiać te sprawy,
które zapisują sobie na listach rzeczy do zrobienia.
Jeśli jesteś jednym z nich, znajdziesz w tej książce kilka przydatnych
pomysłów.
Zen To Done (ZTD) jest prostym, lecz potężnym systemem ułatwiającym wyrobienie sobie nawyków, dzięki którym wszystkie Twoje
zadania i projekty będą zorganizowane, Twój dzień pracy będzie
prosty i ustrukturyzowany, Twoje biurko i skrzynka e-mailowa będą
czyste i przejrzyste, a Ty sam będziesz mógł się zająć tym, co trzeba,
bez żadnych przeszkód.
Dla tak krótkiej książeczki to
„Odczuwany przez ludzi stres
dość wysoko postawiona poprzeczka,
nieprawdaż? I rzeczywiście, ta książbierze się w znacznej mierze nie
ka nie załatwi wszystkiego za Ciebie
z nadmiaru obowiązków,
— to Ty sam będziesz musiał to
tylko z niedokończenia tego,
zrobić. Musisz rzeczywiście przyłożyć się, by zmienić swoje przyzwyco się zaczęło”.
czajenia, ale opisany tu system doDavid Allen
starczy Ci przydatnych narzędzi.
Muszę dodać, że zmiana nawyków jest możliwa. Za pomocą technik opisanych tu i na mojej stronie
— Zen Habits (http://zenhabits.net) — sam zmieniłem swoje nawyki:
rzuciłem palenie, zacząłem biegać, zacząłem się zdrowiej odżywiać,

7

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

przebiegłem maraton, podwoiłem swoje zarobki, uporządkowałem
finanse, zostałem weganinem, niemal w zupełności pozbyłem się
długów, ukończyłem triathlon, zrzuciłem ponad 10 kilo i założyłem
popularny blog. Jak więc widać, zdecydowanie można zmienić swoje
nawyki. Wystarczy zacząć skromnie, znaleźć odpowiednią motywację
i utrzymać koncentrację.
Stałem się także bardziej zorganizowany i efektywny. Jeszcze kilka
lat temu całe moje biurko było zawalone papierami; zapisywałem
sprawy do załatwienia na listach, które ciągle gubiłem lub o których
stale zapominałem; miałem całą masę rzeczy do zrobienia, a nie
radziłem sobie z chaosem i złożonością każdego mijającego dnia. Moje
e-mailowe, biurowe i telefoniczne skrzynki odbiorcze tonęły w wiadomościach. Ciągle o wszystkim zapominałem. Byłem ogólnie zdezorganizowany i mało produktywny.
Zacząłem jednak zmieniać swoje nawyki, jeden po drugim. Dziś
moje skrzynki odbiorcze są puste. Moja codzienna lista zajęć składa
się jedynie z trzech najważniejszych spraw. Załatwiam je wszystkie.
Potrafię odpędzić od siebie wszystko, co mnie rozprasza, i skoncentrować się. Zapisuję wszystko w jednym miejscu, żeby potem nie
zapomnieć.
Moje życie jest obecnie dużo zdrowsze, prostsze i bardziej skoncentrowane. Udaje mi się robić DUŻO więcej — wypełniam wszystkie
obowiązki w pracy, piszę swój blog, piszę dla sześciu innych blogów,
pracuję nad osobistymi projektami, a do tego mam czas dla swojej
rodziny. Jestem szczęśliwszy, bardziej produktywny, a wszystko to
zawdzięczam kilku prostym zmianom nawyków.
Uwierz mi, sam też możesz to osiągnąć. Nie jestem nadczłowiekiem — postanowiłem po prostu się udoskonalić i zacząłem zmieniać swoje nawyki jeden po drugim.
W toku dalszej lektury też się dowiesz, jak wprowadzić takie zmiany.
Nie oczekuję od Ciebie przyjęcia całego systemu — każdy człowiek
działa inaczej. I na tym właśnie polega piękno ZTD: możesz wybrać te
nawyki, które najbardziej Ci odpowiadają.
Powodzenia i miłej lektury. Zmiana nawyków może być ekscytująca, więc baw się dobrze!

8

Rozdział 1. Dlaczego ZTD?

Rozdział 1.

Dlaczego ZTD?
Postanowiłem wykorzystać kilka najlepszych pomysłów z najefektywniejszych systemów produktywności — w tym Getting
Things Done Davida Allena i 7 nawyków skutecznego działania
Stephena Coveya — i dorzucić kilka innych przydatnych koncepcji,
by stworzyć bardzo prosty i użyteczny system produktywności
Zen To Done (ZTD).
Skąd nazwa „Zen To Done”? Przede wszystkim mój blog nosi nazwę
Zen Habits, a „Habits To Done” nie wydawało mi się wystarczająco
fajną nazwą. Myślałem też o „Simple To Done”, ale coś mi nie pasowało ze skrótem. Po drugie, ZTD oddaje właściwego ducha nowego
systemu: prostoty, koncentracji na
działaniu, na chwili obecnej, zamiast
„Prostota jest szczytem
koncentracji na planowaniu i samym
systemie.
wysublimowania”.
Jeśli miałeś problemy ze skądinąd
Leonardo da Vinci
świetnym GTD, ZTD może być dla
Ciebie idealnym rozwiązaniem. Koncentruje się on na zmianie nawyków tak jak w GTD, lecz jest pod
tym względem bardziej praktyczny. Ponadto skupia się na działaniu, upraszczaniu i tworzeniu prostych struktur.
Celem ZTD jest rozwiązanie problemów, z jakimi mogą się stykać
ludzie korzystający z GTD. Powinienem tu dodać, że GTD bynajmniej nie jest ułomnym systemem i w zasadzie nie wymaga modyfikacji.
Każdy ma jednak własne potrzeby, a ZTD jest próbą dostosowania
GTD do potrzeb ludzi o różnych typach osobowości.
9

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

ZTD rozwiązuje pięć problemów, z którymi mierzą się ludzie
korzystający z GTD:
1. GTD składa się z serii zmian nawyków. Właśnie dlatego
ludzie często rezygnują z systemu GTD — to szereg zmian
nawyków, które trzeba wprowadzić jednocześnie. Jak piszę
na swoim blogu Zen Habits, najlepiej koncentrować się na
jednym nawyku naraz, bo to daje największą pewność sukcesu.
Ponadto ludzie korzystający z GTD nie stosują sprawdzonych
metod zmian przyzwyczajeń (m.in. takich, jakie opisuję na
Zen Habits).
Rozwiązanie: ZTD koncentruje się kolejno na pojedynczych
nawykach. Nie musisz starać się wdrożyć całego systemu od
razu. Zmiana zbyt wielu przyzwyczajeń naraz bywa zbyt trudna.
Zamiast tego skoncentruj się na jednym nawyku i przyswajaj
system kolejnymi falami. Używaj sprawdzonych metod
(np. 30-dniowego wyzwania, postanowień, nagród, myśli
motywacyjnych itp.) do przyswajania sobie kolejnych
przyzwyczajeń.
2. GTD za mało koncentruje się na działaniu. Choć nosi nazwę
Getting Things Done („załatwianie spraw”), często sprowadza
się do prób wtłoczenia wszelkich działań w system. Książka ta,
choć rzeczywiście przedstawia doskonałą metodę, koncentruje
się raczej na etapach kolekcjonowania i analizy niż na etapie
realizacji.
Rozwiązanie: ZTD koncentruje się bardziej na działaniu —
czyli właściwym wykonywaniu zadań w prosty, bezstresowy
sposób.
3. GTD jest dla wielu ludzi za mało ustrukturyzowany.
Niektórzy uważają to za jeden z najlepszych aspektów GTD
— brak struktury, decydowanie na bieżąco, co robić dalej —
ale innych może poważnie dezorientować. Są tacy, którzy wolą
spędzać czas w sposób bardziej zorganizowany, więc dla nich
GTD może się wydawać za mało konkretny. Różni ludzie
mają różny styl.
10

Rozdział 1. Dlaczego ZTD?

Rozwiązanie: ZTD prezentuje kilka nawyków, które mają to
naprawić: nawyk planowania, polegający na wybraniu trzech
Najważniejszych Zadań na dzień i Dużych Kamyków na tydzień,
oraz nawyk tworzenia rytuałów, polegający na ustalaniu sobie
dziennych i tygodniowych rytuałów. Wypracowanie sobie tych
nawyków jest zupełnie dobrowolne. Jeśli Ci nie odpowiadają,
nie przyjmuj ich. Wielu jednak uzna, że są doskonałym
uzupełnieniem GTD.
4. GTD stara się osiągnąć za dużo, wywołując nadmierny stres.
GTD traktuje wszystkie napływające z zewnątrz sprawy
jednakowo — na tym, między innymi, polega jego urok.
Problem w tym, że wymusza to zapisywanie wszystkich
spraw na listach, by móc się nimi później zająć, co może być
nadmiernym obciążeniem. Nie jest to problem samego GTD,
tylko sposobu jego wdrażania. Trzeba się do tego jednak odnieść.
Rozwiązanie: ZTD koncentruje się na upraszczaniu. Pozbądź
się jak najwięcej obowiązków, żeby skoncentrować się na
sprawnym wykonaniu tego, co naprawdę ważne.
5. GTD nie koncentruje się w wystarczającym stopniu na
Twoich celach. GTD jest z założenia systemem
funkcjonującym od szczegółu do ogółu, skupiającym się
na praktycznej sferze działania. Wspomina się w nim
wprawdzie o wyższych poziomach, ale nie za dużo. GTD
koncentruje się przez to na załatwianiu spraw, które są Ci
przydzielane, a nie na robieniu tego, co powinieneś robić —
naprawdę ważnych rzeczy.
Rozwiązanie: Jak już wspomniałem, ZTD wymaga od Ciebie
wskazania najważniejszych spraw do załatwienia w danym
dniu i tygodniu. Kolejnym nawykiem jest urządzanie
cotygodniowego przeglądu zadań, by móc się na nich
koncentrować przez cały rok. W GTD element ten wprawdzie
występuje, ale ZTD dodatkowo go rozwija.

11

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Powtarzam, że GTD jest genialnym systemem i działa naprawdę
bardzo sprawnie. ZTD jednak rozwiązuje niektóre z problemów występujących przy jego wdrożeniu, uzupełnia go o kilka innych znaczących idei i dostosowuje system do rzeczywistości.

12

Rozdział 2. Przegląd — na czym to polega?

Rozdział 2.

Przegląd — na czym to polega?
Przyjrzyjmy się zatem, czym Zen To Done rzeczywiście jest. To
zbiór dziesięciu nawyków, które pomogą Ci w zorganizowaniu
się, uproszczeniu swojego życia, przejęciu kontroli nad swoimi
sprawami oraz rzeczywiście wykonaniu swoich zadań.
Przyjmując ZTD, nie jesteś zobowiązany do przyjęcia wszystkich
dziesięciu nawyków. Powinieneś wybrać te, które pasują do Twojego indywidualnego stylu, i skupić się na udoskonaleniu ich.
Każde z tych przyzwyczajeń należy, o ile to możliwe, wprowadzać w swoje życie pojedynczo lub co najwyżej 2 – 3 naraz. Skup się na
zmianie jednego nawyku przez trzydzieści dni, a następnie przejdź do
kolejnego.
Wiem, że może to być trudne, ale
„Sprawy najważniejsze
nawyki z reguły pozostają trwalsze,
nigdy nie mogą być zdane
kiedy wdrażasz naraz po jednym,
dwóch. W ciągu roku uda Ci się je
na łaskę błahostek”.
wszystkie wprowadzić w życie. SąGoethe
dzę, że całkowite zorganizowanie się
i zwiększenie swojej produktywności
w ciągu jednego roku to całkiem niezły wyczyn.
Podana niżej kolejność wprowadzania nawyków jest jedynie propozycją — możesz je sobie przyswoić w kolejności, która odpowiada
Ci najbardziej. Nawyki od 1. do 8. są najważniejsze, ale poważnie
zastanów się też nad dwoma ostatnimi. Wszystkie z nich omówię
szerzej w kolejnych rozdziałach.

13

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

1. Kolekcjonuj
Nawyk: ustawiczne kolekcjonowanie. Noś ze sobą mały notes
(lub cokolwiek, co umożliwia prowadzenie notatek) i zapisuj wszelkie
zadania, pomysły, projekty lub inne informacje, które przejdą Ci
przez myśl. Przelej to z głowy na papier, żeby nie zapomnieć. ZTD
wymaga od Ciebie wybrania bardzo prostego, przenośnego i łatwego
w użyciu przyboru. Lepiej wybrać mały notes lub zbiór fiszek (choć
nie jest to obowiązek), ponieważ zwyczajnie łatwiej się z nich korzysta i są bardziej mobilne niż laptopy i palmtopy. Im prostsze są
te przybory, tym lepiej. Po powrocie do domu lub biura przepisz
swoje notatki do listy spraw do załatwienia.

2. Przetwarzaj
Nawyk: podejmuj szybkie decyzje w sprawie rzeczy w skrzynce odbiorczej; nie odkładaj ich na później. Nagromadzenie spraw to odwlekanie podejmowania decyzji. Przetwarzaj swoje skrzynki odbiorcze
(czy to e-mailowe, biurowe, głosowe, czy sam notatnik) przynajmniej
raz dziennie albo częściej. Przetwarzaj sprawy od najświeższej do najstarszej, podejmując w odniesieniu do każdej z nich decyzję: załatwić sprawę (jeśli potrwa to krócej niż dwie minuty), pozbyć się jej,
powierzyć komuś innemu albo umieścić na liście spraw lub w kalendarzu i zająć się nią później.

3. Planuj
Nawyk: wybierz Najważniejsze Zadania na każdy dzień i tydzień.
Co tydzień wybieraj swoje Duże Kamyki, które chcesz w tym czasie
wykonać, i rozplanuj je czasowo. Codziennie sporządzaj listę 1 – 3
Najważniejszych Zadań (które są w zasadzie Dużymi Kamykami
na dany dzień) i koniecznie je wykonaj. Wykonuj te zadania możliwie wcześnie, żeby mieć pewność, że skończysz to, co zacząłeś.

14

Rozdział 2. Przegląd — na czym to polega?

4. Działanie
Nawyk: wykonuj jedną czynność naraz, bez zakłóceń. Jest to jedno
z najważniejszych przyzwyczajeń ZTD. Musisz wybrać zadanie (najlepiej jedno z Najważniejszych Zadań) i całkowicie mu się poświęcić.
Zacznij od wyeliminowania wszystkiego, co może odwracać Twoją
uwagę. Wyłącz powiadomienia e-mailowe, telefon komórkowy i —
o ile to możliwe — połączenie z internetem (albo chociaż zamknij
niepotrzebne zakładki). Pozbądź się bałaganu na biurku (co powinno
być łatwe, jeśli stosujesz się do nawyku 2.). Jeśli chcesz, to ustaw minutnik albo po prostu staraj się jak najdłużej koncentrować na swoim
zadaniu. Nie daj się od niego odwieść. Jeśli ktoś Ci przerwie, zapisz
wszelkie prośby, informacje lub przydzielone zadania w notesie i wróć
do swojego zajęcia. Nie próbuj robić kilku rzeczy naraz.

5. Prosty, zaufany system
Nawyk: sporządzaj proste listy, które będziesz sprawdzał codziennie.
Możesz korzystać z list kontekstowych, takich jak @praca, @telefon,
@dom, @sprawy, @czekam itp., jeśli Ci odpowiadają. Według założeń ZTD takie listy powinny być możliwie jak najprostsze. Nie twórz
skomplikowanego systemu i nie testuj ciągle nowych narzędzi. To
strata czasu, choć dość przyjemna. Zapisuj listy w prostym notesie lub
na fiszkach, ewentualnie korzystaj z możliwie najprostszego programu
do tworzenia list. Nie potrzebujesz organizera, palmtopa, Outlooka czy
skomplikowanego systemu tagów. Wystarczy jedna lista do każdego
kontekstu oraz lista projektów, którą masz przeglądać codziennie lub
co tydzień. Wiązanie zadań z projektami i kontekstami jednocześnie
jest wprawdzie ciekawe, ale prowadzi do nadmiernych komplikacji.
Zachowaj prostotę i skoncentruj się na tym, co masz do zrobienia na
bieżąco, a nie na zabawie systemem i narzędziami.

15

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

6. Organizuj
Nawyk: znajdź miejsce dla wszystkiego. Wszystkie przychodzące
sprawy powinny trafiać do Twojej skrzynki odbiorczej. Następnie zamieść je w listach kontekstowych i teczce z zadaniami, folderze katalogowym, w skrzynce nadawczej, jeśli zamierzasz sprawę przekazać,
albo po prostu je wyrzuć. Od razu kładź rzeczy tam, gdzie ich miejsce,
zamiast budować sterty do przejrzenia później. Dzięki temu masz
czyste biurko, które pozwoli Ci skoncentrować się na swojej pracy. Nie
odwlekaj spraw — odkładaj wszystko tam, gdzie powinno być.

7. Przeglądaj
Nawyk: co tydzień przeglądaj swój system i cele. Cotygodniowy
przegląd ZTD wymaga od Ciebie szybkiego przejrzenia swojego systemu, a także skontrolowania swoich celów. Podczas cotygodniowego
przeglądu powinieneś przemyśleć wszystkie swoje roczne cele, zastanowić się, co w ciągu ostatniego tygodnia zrobiłeś na rzecz ich osiągnięcia i co w związku z tym powinieneś zrobić w nadchodzącym tygodniu. Raz na miesiąc zarezerwuj sobie chwilę na przeprowadzenie
przeglądu miesięcznego. Corocznie powinieneś zastanowić się nad
swoimi celami rocznymi i życiowymi.

8. Upraszczaj
Nawyk: ogranicz swoje cele i zadania do tego, co niezbędne. Próba
zajęcia się wszystkimi pojawiającymi się sprawami szybko Cię przeciąży i pozbawi koncentracji potrzebnej do zajęcia się Najważniejszymi
Zadaniami. W ramach ZTD powinieneś natomiast przejrzeć swoje
listy zadań i projektów, by sprawdzić, czy możesz je uprościć. Usuń
wszystko poza kluczowymi projektami i zadaniami, aby móc się na nich
skoncentrować. Ogranicz swoje zobowiązania i strumień przychodzących informacji. Dopilnuj, by Twoje projekty i zadania przystawały do
Twoich celów rocznych i życiowych. Rób to codziennie (pobieżnie, na
małą skalę) oraz w ramach tygodniowego i miesięcznego przeglądu.

16

Rozdział 2. Przegląd — na czym to polega?

9. Rytuały
Nawyk: opracuj rytuały i wykonuj je. Jeśli inne systemy produktywności są dla Ciebie za mało ustrukturyzowane, stwórz sobie rytuały
i sprawdź, czy tak będzie Ci wygodniej. Poranny rytuał może się składać z przejrzenia kalendarza, list kontekstowych, wyznaczenia sobie
Najważniejszych Zadań na dzień, ćwiczenia, przetwarzania e-maili
i skrzynek odbiorczych oraz wykonania swojego pierwszego Najważniejszego Zadania. Wieczorny rytuał może się składać z (ponownego)
przetwarzania e-maili i skrzynek odbiorczych, przemyślenia minionego
dnia, sporządzenia zapisków w dzienniku i przygotowania się na kolejny dzień. Tygodniowy rytuał może się wiązać z dniem załatwiania
spraw, robienia prania, zajęcia się rozliczeniami, przeglądem tygodniowym, dniem z rodziną itp. Wszystko zależy od Ciebie — stwórz
swoje rytuały i wykorzystaj je.

10. Odkryj swoją pasję
Nawyk: szukaj pracy, na której Ci zależy. To wprawdzie ostatni
wymieniony nawyk, ale jednocześnie najważniejszy. GTD świetnie
się sprawdza przy zarządzaniu zadaniami w swoim życiu i unikaniu
odkładania ich na później. Jeśli jednak zależy Ci na Twojej pracy,
to sam z siebie nie odwlekasz jej — uwielbiasz się nią zajmować
i chcesz robić więcej. Należy wykształcić w sobie nawyk ciągłego
szukania rzeczy, które Cię interesują, i sprawdzania, czy możesz się
nimi zająć zawodowo. Niech Twoja praca będzie czymś, na czym Ci
zależy, a nie czymś, czego nie lubisz. Wtedy Twoja lista zadań stanie
się niemalże listą nagród.

17

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

18

Rozdział 3. ZTD minimalny — prostsze rozwiązanie

Rozdział 3.

ZTD minimalny —
prostsze rozwiązanie
Wdrożenie w swoje życie dziesięciu nowych nawyków, nawet po
kolei, wciąż jest dla wielu ludzi zbyt trudne. Jeśli więc chcesz
skorzystać z możliwie najprostszego systemu, zapoznaj się z minimalistyczną wersją ZTD — sposobem na zwiększenie swojej
wydajności bez nadmiernego zawracania sobie głowy.
Wersja ta składa się z zaledwie czterech nawyków: kolekcjonowania,
przetwarzania, planowania i działania. Potrzebne Ci są tylko dwie
rzeczy: mały notes i długopis.
1. Kolekcjonowanie. Noś ze sobą
mały notes do zapisywania
zadań, pomysłów, projektów
i wszelkich innych informacji.
Przelewaj je na papier, żeby
o nich nie zapomnieć.

„Wszystko powinno być
najprostsze, jak się da,
ale nie bardziej”.
Albert Einstein

2. Przetwarzanie. Podejmuj szybkie decyzje w sprawie rzeczy,
które trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej, i niczego nie
odwlekaj. Przetwarzaj swoje skrzynki odbiorcze (e-mailowe,
biurowe, głosowe oraz swój notatnik) przynajmniej raz dziennie
albo i częściej, jeśli jest to konieczne.
3. Planowanie. Wybieraj Najważniejsze Zadania na każdy
tydzień i każdy dzień. Wykonuj je jak najwcześniej, żeby
mieć je z głowy i być pewnym, że zostaną ukończone.
19

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

4. Realizacja. Koncentruj się na jednym zadaniu naraz, bez
zakłóceń. Wyeliminuj wszystko, co może odciągnąć Twoją
uwagę, i staraj się skupić na swoim zajęciu tak długo, jak
możesz. Nie daj się od niego odciągnąć. Nie próbuj wykonywać
kilku czynności naraz.
Co minimalny ZTD pomija
Ta wersja pomija sześć nawyków: utrzymywanie systemu prostych list,
organizowanie wszystkiego, dokonywanie cotygodniowych przeglądów,
uproszczenie swoich zajęć i projektów, wyznaczanie sobie rytuałów
i odkrycie swojej pasji.
Choć nawyki te są wartościowe, nie są absolutnie nieodzowne dla
utrzymania minimalistycznego systemu.
Minimalistyczna realizacja
Jak zatem wprowadzić ten system i czego do tego potrzeba? Na początek narzędzi: małego notesu i długopisu. To wszystko.
Oto co robić dalej:
1. Zapisuj w notesie wszystko, co Ci przyjdzie do głowy. Pozwoli
Ci to uwolnić swój umysł i nie zapomnieć tego, co wymyśliłeś.
2. Kiedy siadasz przy biurku lub wracasz do domu, zapisz te
nowe myśli na swojej głównej liście spraw do załatwienia,
którą również możesz prowadzić w swoim notesie.
3. Codziennie rano przejrzyj swoją listę i wyznacz od jednego
do trzech Najważniejszych Zadań na dzień. To cały Twój
system planowania i nie potrzebujesz niczego więcej.
4. Wykonaj wszystkie swoje Najważniejsze Zadania możliwie
wcześnie. Przy każdym zadaniu wyeliminuj wszystko, co Cię
rozprasza, i skoncentruj się na wykonywaniu jednej czynności.
Nie rób kilku rzeczy naraz. Po skończeniu przejdź do kolejnego
najważniejszego zadania.
5. Po wykonaniu Najważniejszych Zadań wróć do głównej listy
i spójrz na kolejne najważniejsze zadanie. W razie potrzeby
powtórz czynności z punktu 4.
20

Rozdział 3. ZTD minimalny — prostsze rozwiązanie

Nie potrzebujesz dziesięciu różnych list. Kiedy nie masz ich tylu,
nie musisz przeprowadzać cotygodniowych przeglądów. Mimo to i tak
zachęcam Cię do ustalenia sobie jakiegoś rocznego celu i stałego
skupiania się na kolejnych krokach, które pozwolą Ci je osiągnąć.
Na późniejszym etapie możesz włączyć w ten minimalistyczny system któreś z pozostałych nawyków, jeśli sądzisz, że będą Ci pomocne.

21

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

22

Rozdział 4. Kształtowanie dziesięciu nawyków

Rozdział 4.

Kształtowanie
dziesięciu nawyków
Istotnym aspektem ZTD jest wykształcenie w sobie dziesięciu
nawyków po kolei. Jednym z głównych problemów, jakie ludzie
mają z innymi systemami produktywności, jest to, że — pewnie
nawet nieświadomie — starają się zmienić wiele swoich nawyków
jednocześnie.
Początkowo porywa ich entuzjazm. Próbują zrobić wszystko za jednym podejściem, a potem tracą rozpęd. Starają się wrócić do formy,
ale znowu im nie wychodzi. To zupełnie jak przechodzenie na dietę
lub wchodzenie w tryb regularnych
ćwiczeń — jeśli nie uda Ci się zmie„Zrobił połowę, kto zaczął”.
nić swoich przyzwyczajeń, będziesz
się stale potykał, aż w końcu, sfrugreckie przysłowie
strowany, zrezygnujesz.
Z doświadczenia wiem, że zmiana przyzwyczajeń to poważna sprawa. Może się udać, ale dokonanie
tego wymaga dużo energii, koncentracji i motywacji, wobec czego
wykształcenie w sobie kilku nawyków jednocześnie jest dość trudne.
Zdecydowanie powinieneś zacząć od jednego przyzwyczajenia, zastosować sprawdzoną metodologię zmian nawyków i po przyswojeniu
go sobie przejść do kolejnego.
Wiem, że nie jest to proste. Kiedy zaczynasz korzystać z systemu
produktywności, chcesz go od razu w całości wprowadzić w swoje życie.

23

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Jesteś podekscytowany i gotowy do działania. Uwierz mi, też to przeszedłem. Jeśli jednak skoncentrujesz swój entuzjazm na jednym nawyku, rzeczywiście uda Ci się odnieść sukces.
Wprowadzanie nawyków pojedynczo wymaga cierpliwości, ale
jest jednocześnie dużo prostsze. Dla niektórych wypracowanie sobie
odpowiedniej efektywności i uporządkowanie zajęć bywa przytłaczające i wiąże się z poważną zmianą życiową. Jestem zwolennikiem
stopniowego wprowadzania zmian życiowych — trwałych, a nie
utrzymujących się zaledwie przez kilka tygodni.
Jeśli już przyswoiłeś sobie niektóre z tych nawyków i dobrze sobie
radzisz ze zmianą przyzwyczajeń, możesz być w stanie zmienić więcej
niż jedno przyzwyczajenie naraz. Nie polecam jednak podejmowania
się zmiany więcej niż 2 – 3 nawyków. Im więcej bierzesz na siebie,
tym mniejszą masz szansę, że Ci się uda. Jeśli na przykład już sam
z siebie dobrze sobie radzisz z kolekcjonowaniem informacji, możesz
spróbować przełożyć tę umiejętność na nawyk towarzyszący przetwarzaniu skrzynek odbiorczych. Nie próbuj jednak robić więcej. Zacznij
skromnie i stopniowo dodawaj kolejne nawyki w miarę potrzeb.
Które nawyki powinieneś sobie zatem przyswoić najpierw? Polecam przyjąć kolejność, w jakiej zostały podane, choć nie jest to absolutnie konieczne. Możesz je bez problemu przyjąć w odwróconej
lub poprzestawianej kolejności albo w ogóle sporządzić algorytm, który
pomoże Ci w podjęciu odpowiedniej decyzji. Jeśli nie chcesz ich sobie
przyswajać w poleconej kolejności, możesz przypisać wyższy priorytet
tym, które uznasz za najbardziej korzystne.
Nie od razu Kraków zbudowano, więc nie zastąpisz swojego braku
dyscypliny, dezorganizacji, odwlekania spraw i nieproduktywności
(sam tak miałem — nie twierdzę, że Ty też) zorganizowaniem i efektywnością pracy z dnia na dzień. Daj sobie czas na wprowadzenie
tych zmian. Jeśli zaczniesz już dziś i będziesz sobie przyswajać 1 – 2
nawyki miesięcznie, po roku Twoje przyzwyczajenia będą już całkiem
efektywne.

24

Rozdział 4. Kształtowanie dziesięciu nawyków

Metodologia zmiany nawyków
Jakie metody możesz wykorzystać, by te zmiany nawyków ostatecznie
powiodły się? Oto kilka najważniejszych:
1. Poświęcenie. Poświęć się w pełni swojej zmianie nawyków.
O Twoim poświęceniu powinno być możliwie głośno — napisz
o nim na swoim blogu, na jakimś forum, opowiedz o tym
rodzinie i przyjaciołom albo rozsyłaj codzienne powiadomienia
o swoich postępach. Im większy będziesz miał pozytywny
nacisk z zewnątrz, tym lepiej.
2. Praktyka. Zmiana nawyków jest umiejętnością, której nauka
wymaga praktyki. Przyjmij na siebie trzydziestodniowe
wyzwanie i staraj się codziennie wprowadzać swój nawyk
w życie. Wyćwiczysz w sobie ciągłe wykonywanie swojego
nowego nawyku. Jeśli powinie Ci się noga, nie obwiniaj się,
tylko zacznij od nowa. Praktyka czyni mistrza.
3. Motywacja. Znajdź jak najwięcej sposobów na zmotywowanie
się. Rzuć okiem na listę Top 20 Motivation Hacks, znajdującą
się pod adresem http://zenhabits.net/top-20-motivationhacks-overview.
4. Śledzenie postępów. Warto codziennie zapisywać swoje postępy
z wprowadzaniem swojego nawyku. Może się to wydawać
trudne, ale usprawni Twoją zmianę przyzwyczajeń. Zapisuj
postępy przed pójściem spać; połóż dziennik przy łóżku.
Zmotywuje Cię to i ponadto polepszy samopoczucie, kiedy
po jakimś czasie spojrzysz na to, ile już zrobiłeś.
5. Wsparcie. Dołącz do grupy internetowej lub umów się z kimś
na wspólną zmianę nawyków. Niezależnie od konkretnej
formy zmiana przyzwyczajeń z innymi ludźmi jest łatwiejsza.
6. Nagrody. Nagradzaj się często i na dość wczesnym etapie
— po pierwszych trzech dniach, pod koniec każdego tygodnia
i wreszcie na końcu trzydziestodniowego wyzwania.

25

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

7. Koncentracja. Jest niezwykle ważne, byś się stale skupiał na
swoim nowym nawyku przez kolejne trzydzieści dni. Z tego
właśnie powodu trudno wdrażać więcej niż jedno lub dwa
przyzwyczajenia naraz — utrzymanie koncentracji staje się
niemożliwe. Znajdź sposoby, żeby zwracać uwagę na swój
nawyk. Rozwieś w domu i w biurze plakaty albo poprzyklejaj
karteczki. Wysyłaj sobie przypomnienia e-mailowe. Ukaż swój
nawyk jako obraz na pulpicie. Bez względu na to, co konkretnie
zrobisz — utrzymaj pełną koncentrację!
8. Pozytywne myślenie. Jest to prawdopodobnie najważniejszy
element. Jeśli powiesz sobie, że możesz osiągnąć swój cel,
to Ci się uda. Odrzuć wszystkie negatywne myśli i zastąp je
pozytywnymi. To się uda!

26

Rozdział 5. Nawyk 1.: kolekcjonowanie

Rozdział 5.

Nawyk 1.: kolekcjonowanie
Zbyt często zdarza się, że w biegu przychodzą nam do głowy
pomysły, poczta dociera do domu, na biurku pojawiają się dokumenty, przekazuje się nam numery telefonów i informacje o spotkaniach — po czym zapominamy o nich lub odkładamy do zakurzonej komody i nigdy już do nich nie wracamy.
Problem w tym, że brak nam systemu zbierania wszystkich informacji, papierów i e-maili oraz porządkowania ich w usystematyzowany sposób.
Aby sobie z tym poradzić, spróbujemy stworzyć miejsce na wszystko, co do nas przychodzi, i wyrobimy sobie nawyk zapisywania wszystkich informacji na bieżąco, zamiast
zdawać się na własną pamięć. Kiedy
„Odczuwany przez ludzi stres
polegamy wyłącznie na swoim mów znacznej mierze bierze się nie
zgu, nadmiar informacji jest przytłaczający, a umysł ma w zwyczaju zaz nadmiaru obowiązków,
pominać to, co jest nam potrzebne,
tylko z niedokończenia tego,
kiedy tego akurat potrzebujemy.
Nawyk kolekcjonowania jest proco się zaczęło”.
sty: wyznacz dosłownie kilka miejsc,
David Allen
w których będziesz zbierał papiery
i informacje, i trzymaj się tego.
Dokumenty trafiające na Twoje biurku zamieszczaj zatem w jednej
skrzynce odbiorczej. Nigdy nie wkładaj dokumentów do szuflady, nie
rozklejaj karteczek na biurku i nie układaj korespondencji gdziekolwiek
poza skrzynką odbiorczą. To tam wszystko ma trafiać i nigdzie indziej.
27

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Także w domu powinieneś mieć skrzynkę odbiorczą do gromadzenia nadchodzącej poczty, papierów z pracy i szkoły, wiadomości,
rzeczy związanych z bieżącymi sprawami, rachunków — w zasadzie
wszystkiego. Dzięki temu już nigdy niczego nie zgubisz.
Staraj się posługiwać tylko jednym kontem e-mailowym, by nie
musieć radzić sobie z wieloma skrzynkami odbiorczymi i nie gubić się
w tym wszystkim. Być może masz całą masę innych skrzynek odbiorczych w sieci, które codziennie sprawdzasz, a których za skrzynki wcale
nie uważasz: konta na MySpace, Facebooku, forach oraz w innych
serwisach. To wszystko skrzynki odbiorcze, więc powinieneś je kontrolować i obsługiwać w ten sam sposób. Im mniej ich masz, tym lepiej.
Opróżnianiem skrzynek odbiorczych zajmiemy się w kolejnym rozdziale, przy omówieniu nawyku zwanego „przetwarzaniem”. Na razie
wystarczy, byś pamiętał o swoich skrzynkach i starał się umieszczać przychodzące dokumenty w skrzynkach odbiorczych w biurze
i w domu.
Twój notes
Potrzebujemy również szczególnego rodzaju skrzynki odbiorczej —
Twojego przyboru do zbierania pomysłów, notatek, informacji przekazanych w biegu, zadań do zapamiętania, spraw poruszonych na spotkaniach. Innymi słowy, wszystkiego, co pojawia się w Twoim życiu,
a nie jest w jakiś sposób zapisane czy nagrane.
Do tej pory mogłeś powierzać zapamiętywanie takich rzeczy swojemu umysłowi i być może zapisywałeś je na liście spraw do załatwienia, gdy wracałeś do swojego biurka. Twój umysł niestety nie jest
pewnym narzędziem — zapomina myśli, kiedy ich potrzebujemy,
a przypomina je sobie, gdy potrzebne już nam nie są.
Zamiast tego wyrobimy w sobie nawyk przelewania myśli na
papier. Noś ze sobą mały notes (lub jakikolwiek przybór do zapisu)
i zapisuj w nim wszelkie zadania, pomysły, projekty i inne informacje,
które do Ciebie docierają. Przelej je z głowy na papier, żeby o nich
nie zapomnieć.

28

Rozdział 5. Nawyk 1.: kolekcjonowanie

Kiedy jesteś na spotkaniu i słyszysz wzmiankę o czymś, co masz
później załatwić, zapisz to. Kiedy Twój szef dzwoni do Ciebie, by
przydzielić Ci zadanie, zapisz je. Kiedy ktoś daje Ci numer telefonu lub
adres e-mailowy na spotkaniu towarzyskim, zapisz go. Rozumiesz,
o co chodzi.
W ramach ZTD należy wybrać bardzo proste, przenośne i łatwe
w użyciu narzędzie do zapisu — najlepiej mały notes lub stertę fiszek
(choć może to być coś innego), ponieważ są dużo łatwiejsze w użyciu
i bardziej mobilne niż palmtopy i laptopy. Po powrocie do domu lub
biura przepisz swoje notatki na listę spraw do załatwienia. Na razie
wystarczy prosta lista spraw — z list kontekstowych będzie można
skorzystać przy innym nawyku.
Popularnym wyborem, choć bynajmniej niekoniecznym, jest notatnik Moleskine. Korzystam z niego, ponieważ jest poręczny, trwały i estetyczny. Uwielbiam w nim pisać. Niemniej jednak wystarczy dowolny notes. Możesz też skorzystać z notesu Hipster PDA.
Przy tym nawyku polecam stosować papierowe środki zapisu zamiast elektronicznych, ale jeśli odpowiada Ci korzystanie z palmtopa
lub smartfona, to nie ma problemu. Papier wydaje mi się lepszy,
ponieważ można z niego szybciej skorzystać. Urządzenie elektroniczne
trzeba najpierw wyciągnąć, uruchomić, włączyć odpowiedni program,
kliknąć okienko, aby wreszcie zapisać, co się chce. A tak wystarczy
wyciągnąć notes, długopis i napisać, co się chce. Każda metoda jest
dobra, ale sądzę, że chętniej używa się prostszych i łatwiejszych
w obsłudze przyborów. Decyzja jednak należy do Ciebie.
Kluczowym aspektem nawyku kolekcjonowania jest zapisywanie
wszystkiego od razu, zanim się o tym zapomni, i opróżnianie notesu
z informacji po powrocie do domu lub pracy. Nie ociągaj się z tym,
bo inaczej sprawy Ci się nawarstwią i szansa, że coś z nimi zrobisz,
będzie się stawać coraz mniejsza. Opanuj to wszystko!
Ponadto noś notes ze sobą wszędzie. Bez względu na to, na jaki
przybór się w końcu zdecydujesz, musi być poręczny, a zapisywanie
myśli musi się odbywać szybko. Trzymaj go przy sobie zawsze i wszędzie — w łóżku, w sklepie czy na ostrym dyżurze.

29

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Prosty nawyk zbierania wszystkich spływających do Ciebie informacji w małym notesie (i kilku innych skrzynkach odbiorczych)
niezwykle dobrze wpłynie na Twoje zorganizowanie, a wreszcie na
Twoją efektywność. Przestaniesz zapominać o sprawach, przestaniesz
gubić informacje i zawsze będziesz wiedział, gdzie co jest.

30

Rozdział 6. Nawyk 2.: przetwarzanie

Rozdział 6.

Nawyk 2.: przetwarzanie
Po wypracowaniu nawyku zbierania informacji w kilku skrzynkach odbiorczych, m.in. w małym notesie (albo jakimkolwiek
innym prostym narzędziu do zapisu), który masz ze sobą nosić
wszędzie, pozostaje jedno pytanie: co z tym wszystkim zrobić?
Zebrane informacje przetwarzasz, podejmując szybkie decyzje w sprawie każdej informacji, a następnie pozbywasz się kolejnych spraw, aż
do opróżnienia skrzynki odbiorczej lub notesu.
Przetwarzaj, by wyeliminować.
Pozwalanie sprawom na nawarstwianie się jest równoznaczne
z odwlekaniem podejmowania decyzji. Jeśli będziesz przetwarzał
materiały ze swoich skrzynek odbiorczych, podejmował szybkie decyzje
„Z życiem można robić
i umieszczał swoje rzeczy tam, gdzie
dużo więcej, niż przyspieszać
ich miejsce, nic nie będzie się nawarstwiać. Przetwarzaj swoje skrzynki
jego tempo”.
odbiorcze przynajmniej raz dziennie
Gandhi
albo i częściej, jeśli to konieczne.
Po pierwsze, ogranicz liczbę swoich skrzynek odbiorczych. Każde miejsce, w którym musisz odczytać
wiadomości lub sprawdzić, czy coś przyszło, jest skrzynką odbiorczą,
a im więcej ich masz, tym trudniej wszystkim zarządzać. W miarę
możliwości ogranicz liczbę swoich skrzynek odbiorczych, ale tak, byś
mógł dalej funkcjonować tak, jak musisz.

31

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Wypisz wszystkie kanały, którymi otrzymujesz informacje. Określ,
czy są wartościowe, i znajdź sposoby na połączenie lub wyeliminowanie skrzynek odbiorczych. Jeśli któraś nie jest szczególnie wartościowa,
to rozważ wyeliminowanie jej. Przy reszcie sprawdź, czy możesz
połączyć wiele strumieni informacji w jedną skrzynkę odbiorczą. Zastanów się na przykład, w ilu miejscach u siebie w domu składujesz
papiery? Powinieneś mieć w domu jedną skrzynkę na pocztę, papiery
z pracy, szkoły, zapisane numery telefonów, wydruki, kalendarze i inne
rzeczy. Masz cztery konta e-mailowe? Sprawdź, czy możesz przekazywać wszystkie maile na jedno konto. Im mniej masz skrzynek odbiorczych, tym lepiej. Mierz w ograniczenie liczby skrzynek do 4 – 7,
jeśli to możliwe.
Następnie musisz przejąć kontrolę nad swoimi skrzynkami. Ten
etap może wydać się znajomy moim stałym czytelnikom, ale powinienem o nim tutaj wspomnieć: nie pozwalaj, by Twoje skrzynki
odbiorcze się przepełniały. W takich sytuacjach kończysz z długą listą spraw, które musisz przejrzeć — a jest to irytujące. Bądź panem
swoich skrzynek.
Sprawdzaj i przetwarzaj swoje skrzynki raz na dzień. Przetwarzanie
niektórych skrzynek wiąże się z częstszym, niemal obsesyjnym ich
sprawdzaniem (sam sprawdzam e-maile co godzinę). To strata czasu,
która godzi w Twoją produktywność i życie osobiste. Nie sprawdzaj
jednak wiadomości rzadziej niż raz dziennie, bo inaczej za bardzo
się nawarstwią. Nagromadzenie informacji jest Twoim wrogiem.
Informacje przetwarzamy następująco:
1. Przetwarzaj sprawy od najnowszych do najstarszych,
podejmując natychmiast odpowiednie decyzje. Zacznij
od tego, co znajduje się na samym wierzchu Twojej skrzynki,
i podejmij decyzję od razu. Nie pomijaj tego ani nie przenoś
na koniec, żeby odwlec decyzję.
2. Usuwaj. Jeśli czegoś nie potrzebujesz, wyrzuć to. Niech to
będzie preferowany wybór.

32

Rozdział 6. Nawyk 2.: przetwarzanie

3. Przekazuj. Czy koniecznie Ty sam musisz się tym zająć?
Jeśli nie, przekaż to komuś innemu i pozbądź się problemu.
4. Zrób to od razu. Jeśli wykonanie zadania potrwa dwie minuty
lub krócej, załatw to od razu, zamiast zapisywać na swojej
liście rzeczy do załatwienia.
5. Przełóż to na później. Jeśli wykonanie zadania potrwa dłużej
niż dwie minuty, od razu zapisz je na swojej liście spraw do
załatwienia.
6. Zarchiwizuj to. Jeśli potrzebujesz czegoś jako materiału na
później, od razu to zarchiwizuj. Nie twórz folderów w rodzaju
„Różne” czy „Do przejrzenia”, bo to jedynie odwleka
podejmowanie decyzji. Nie pozwól, by rzeczy do zarchiwizowania
się nagromadziły — od razu je gdzieś odłóż.
7. Nigdy nie zostawiaj danej informacji w skrzynce odbiorczej.
Usuń ją lub zarchiwizuj. Przejrzyj kolejno wszystkie informacje
aż do opróżnienia skrzynki odbiorczej. Jeśli masz setki informacji
w swojej skrzynce, dobrym pomysłem może być przeniesienie
ich wszystkich do foldera z rzeczami, którymi zajmiesz się
później. Wyznacz sobie na to kilka godzin, a następnie wznów
ten proces ze wszystkimi nowymi informacjami, które się
od tego czasu pojawią.
8. Powtarzaj ten proces, żeby stale opróżniać skrzynki odbiorcze.
Jeśli zredukowałeś liczbę skrzynek, nie powinno to być
zbyt trudne. Możesz świętować po opróżnieniu skrzynki.
To naprawdę świetne uczucie. Pamiętaj: nie sprawdzaj ich
cały czas, tylko wyznacz sobie czas na ich przetwarzanie, a już
na pewno wyłącz powiadomienia o nadsyłanych wiadomościach.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykułach Getting Your Email
to Empty i Keeping Your Desk Clear.

33

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

34

Rozdział 7. Nawyk 3.: planowanie

Rozdział 7.

Nawyk 3.: planowanie
Masz więc listę spraw do załatwienia i czeka Cię kolejny dzień.
Czym masz się dziś zająć?
Dobór zadań na dany tydzień, dzień i moment składa się na proces
zwany obiegiem pracy. W ramach ZTD polecam posłużenie się
nieustrukturyzowanym obiegiem pracy GTD do utworzenia zoptymalizowanego systemu.
Po co w ogóle nadawać strukturę swojemu dniowi i weekendowi?
Warto to zrobić, żeby nie żyć na łasce zmian i reagować na to, co do
Ciebie trafia, zamiast samemu decydować, co jest ważne i co naprawdę chcesz osiągnąć. Przejmij władzę nad swoim dniem, zamiast oddawać kontrolę nad nim potrzebom,
zachciankom i priorytetom innych ludzi.
„Codziennie spędzaj czas
Każdy ma inny styl pracy, więc jeśli
ustrukturyzowanie Ci nie odpowiada,
z sobą samym”.
spróbuj pracować od momentu do moDalajlama
mentu, tak jak przewiduje GTD. To
wcale niezły pomysł.
Tak czy inaczej, oto zalecany obieg pracy ZTD:
Co tydzień wypisuj listę Dużych Kamyków, którymi chcesz się
zająć, i zaczynaj od nich (do czego jeszcze wrócę). Spisuj listy składające się z 1 – 3 Najważniejszych Zadań, które musisz koniecznie
wykonać. Wykonuj swoje zadania wcześnie, żeby mieć je z głowy i być
pewnym, że zostaną ukończone.

35

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Jest to jeden z prostszych nawyków ZTD, ale także jeden z najważniejszych. Dlaczego? Ponieważ nadaje Twoim dniom i tygodniom
sens. Zamiast próbować wykonać wszystkie zadania z listy, starasz
się wykonać te najważniejsze.
Owszem, zajmiesz się także innymi zadaniami z listy, ale wskazujesz również te, którymi chcesz się zająć najbardziej — te, dzięki
którym będziesz dumny ze swoich osiągnięć danego dnia. Często
pracujemy ciężko i dużo robimy, ale kiedy zastanawiamy się nad minionym dniem, mamy poczucie, że nie osiągnęliśmy niczego.
Jak wdrożyć ten nawyk? Oto kilka wskazówek:
1. Duże Kamyki. Na początku każdego tygodnia (w niedzielę
lub poniedziałek) zrób przegląd swojej listy spraw do załatwienia.
Co chciałbyś osiągnąć w nadchodzącym tygodniu? To są
Twoje „Duże Kamyki”. Termin ten pochodzi z książki
7 nawyków skutecznego działania Stephena Coveya, według
której wypełnianie harmonogramu należy zacząć od Dużych
Kamyków, żeby mniejsze kamyki i żwir wypełniły Ci resztę
czasu. Zaczynając wypełnianie harmonogramu od małych
kamyków i żwiru, nie pozostawilibyśmy sobie miejsca
na duże kamienie. Staraj się początkowo ograniczyć liczbę
Dużych Kamyków do 4 – 6 zadań tygodniowo. Później, kiedy
już będziesz wiedział, ile jesteś w stanie zrobić, możesz dodawać
ich więcej. Staraj się włączać w to przynajmniej kilka zadań,
które przyczynią się do osiągnięcia Twoich rocznych celów.
2. Harmonogram. Zamieść te „Duże Kamyki” w swoim
tygodniowym harmonogramie. Na każdy dzień zaplanuj
jedno lub dwa takie zadania, żeby nie mieć nadmiaru pracy.
Przeznacz na ich wykonanie 1 – 2 godziny w jednym ciągu,
najlepiej o wczesnej godzinie. Skoro te istotne zadania są już
konkretnie zaplanowane, możesz umieścić w harmonogramie
inne zadania, jeśli musisz. Niemniej jednak najważniejsze
czynności już w nim są.

36

Rozdział 7. Nawyk 3.: planowanie

3. Najważniejsze Zadania. Każdego poranka wybieraj
Najważniejsze Zadania na dany dzień. Prawdopodobnie będą
to Twoje Duże Kamyki na dany dzień, chociaż sytuacja może
się zmienić, a wraz z nią zadania, które trzeba wykonać. Wybierz
około trzech Najważniejszych Zadań na dzień — może to
być jeden z Dużych Kamyków oraz kilka innych istotnych
czynności. Zarezerwuj sobie czas na ich wykonanie jak
najwcześniej w ciągu dnia. Jeśli odłożysz je na późniejszą
godzinę, po drodze mogą pojawić się inne sprawy, które staną
Ci na drodze.
4. Wykonaj je. Dotarliśmy do najważniejszego etapu: załatw
swoje sprawy. Wcześnie z rana, zanim jeszcze sprawdzisz
e-maile, wykonaj pierwsze najważniejsze zadanie. Pozbądź
się wszystkiego, co Cię rozprasza, i skoncentruj się wyłącznie
na swoim zadaniu, aż je ukończysz. Po skończeniu daj sobie
jakąś nagrodę, ale koniecznie po chwili zajmij się kolejnym
najważniejszym zadaniem.
5. Zastanów się nad swoim dniem i zachwyć się. Po ukończeniu
swoich najważniejszych zadań będziesz się świetnie czuł.
Spójrz, co udało Ci się osiągnąć, i daj sobie jakąś nagrodę.

37

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

38

Rozdział 8. Nawyk 4.: działanie

Rozdział 8.

Nawyk 4.: działanie
Nawyk działania jest kluczem do systemu ZTD. Jest to przyzwyczajenie, którego nie ma w wielu innych systemach produktywności, pomimo że jest najważniejsze. Cała Twoja praca
nie będzie miała żadnego znaczenia, jeśli nie wykonasz zadań
ze swojej listy.
Działanie ma pierwszeństwo przed systemem, narzędziami, planami
i listami zadań.
ZTD koncentruje się na wykonywaniu zadań po kolei, przy
wyłączeniu wszystkiego innego. Nie wykonuj kilku czynności naraz
i nie pozwól się odwieść od pracy. Zbyt często sprawdzamy e-maile,
odbieramy telefony, rozmawiamy
z ludźmi przewijającymi się przez
„Od gadania ryż się nie ugotuje”.
biuro, co niekorzystnie wpływa na
zadanie, które wykonujemy.
chińskie powiedzenie
Co się wtedy dzieje? Nic nie zostaje doprowadzone do końca. Koncentracja na jednym zajęciu i skupienie są nieodzowne dla wykonania
zadania. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci się skoncentrować
i wykonać zadania z listy:
1. Wybierz Duży Kamyk. Zacznij od wybrania zadania (najlepiej
jednego z najważniejszych na dzień) i podejmij się ukończenia
go lub pracowania nad nim przez określony czas (np. 30 minut).
2. Wejdź w odpowiedni stan umysłu. Zanim zabierzesz się do
pracy, wyeliminuj wszystko, co może Cię od niej odciągnąć.
39

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Wyłącz powiadomienia e-mailowe, telefon oraz połączenie
z internetem, o ile to możliwe (albo chociaż zamknij
niepotrzebne zakładki). Posprzątaj biurko i pozbądź się
wszystkiego, co może Ci przeszkadzać.
3. Skorzystaj ze stopera. Jeśli chcesz, możesz użyć stopera
(wystarczy tak prosty jak CoolTimer) lub po prostu skoncentruj
się na zadaniu tak długo, jak możesz. Nie daj się od niego
odciągnąć.
4. Przerwy. Jeśli ktoś lub coś Ci przerwie, zapisz wszelkie prośby,
zadania i informacje w notesie albo wrzuć dokument do skrzynki
odbiorczej i wróć do pracy. Nie próbuj robić kilku rzeczy naraz.
5. Jeśli odczuwasz potrzebę sprawdzenia e-maili lub zajęcia
się czymś innym, powstrzymaj się. Odetchnij głęboko,
skoncentruj się na nowo. Wróć do bieżącego zadania.
6. Sytuacje nie do uniknięcia. Zdarza się, że trafia się coś tak
ważnego, iż trzeba koniecznie przerwać wykonywanie bieżącego
zadania. W takim przypadku zapisz, na czym stanąłeś, i przenieś
wszystkie związane z zadaniem dokumenty i notatki w jedno
miejsce na boku (np. do teczki z bieżącymi sprawami lub teczki
projektu). Kiedy będziesz się mógł znowu zająć swoim zadaniem,
wystarczy, że wyciągniesz teczkę i rzucisz okiem na notatkę.
7. Zrelaksuj się. Oddychaj głęboko, rozciągaj się, rób sobie od
czasu do czasu przerwy. Ciesz się życiem. Wyjdź na świeże
powietrze i naciesz się przyrodą. Zachowaj równowagę
umysłową.
8. Podziwiaj. Po ukończeniu zadania pogratuluj sobie! Daj
sobie nagrodę — przeczytaj kilka e-maili lub blogów, ale niech
to potrwa najwyżej 10 minut, zanim przejdziesz do kolejnego
zadania. Nie daj się odciągnąć od pracy — bardzo łatwo
wydłużyć sobie taką przerwę do kilku godzin.

40

Rozdział 8. Nawyk 4.: działanie

Rozwiązywanie problemów z pracą
Jeżeli po zastosowaniu powyższych wskazówek wciąż będziesz miał
trudności z wykonywaniem czynności z listy, skorzystaj z poniższych
metod:
 Żabie skoki. Powiedz sobie, że masz jedynie 5 minut na
wykonanie zadania. Mniejsza ilość pracy jest mniej
odstręczająca.
 Po prostu weź się do pracy. Łatwo kontynuować pracę, kiedy
już się zacznie. Powiedz sobie, że musisz się do niej po prostu
zabrać. Lubię to porównywać z moim podejściem do biegania:
zamiast martwić się o długość całego biegu, mówię sobie,
że muszę jedynie zawiązać buty i wyjść z domu. Później
wszystko układa się samo. Tak samo odnieś się do dowolnego
zadania — włącz odpowiedni program i wykonaj kilka
pierwszych czynności (tj. zacznij pisać). Później jest już z górki.
 Nagradzaj się. Powstrzymaj się przed sprawdzaniem e-maili
(albo czegokolwiek, co może Ci posłużyć za nagrodę i co musisz
robić codziennie) przez co najmniej 10 minut (albo dłużej,
to nieistotne) pracy nad zadaniem. Ustaw minutnik i po upływie
10 minut daj sobie kolejne 5 minut na e-maile. Powtórz.
 Podekscytuj się pracą. Ta wskazówka dodatkowo pomaga
przy pozostałych. Nie wahasz się przed zajęciem się czymś,
co sprawia Ci radość. Sam byłem zachwycony tą wskazówką
i bardzo chciałem o niej napisać. Kiedy tylko trafiła mi się
okazja, przysiadłem i napisałem ten punkt w ciągu jednej
przerwy. Jak jednak rozbudzić w sobie entuzjazm? Odkryj
coś, co Cię w danym zajęciu ekscytuje. Czy uzyskasz z tego
dochód? Co z nim zrobisz? Czy zdobędziesz nowych klientów,
rozgłos, zyskasz nowe możliwości? Jeśli nic Cię w Twoim
zadaniu nie ekscytuje, zastanów się, czy naprawdę jest istotne.
Jeśli nie, to znajdź sposób na pominięcie go. Czasami
wyeliminowanie, przekazanie dalej lub odłożenie zadania
na później jest najlepszym rozwiązaniem.

41

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

 Przestań koncentrować się na negatywnych aspektach pracy.
Być może skupiasz się na trudności zadania i przeszkodach.
Zamiast tego przyjrzyj się pozytywnym aspektom. Skup się
na tym, że dany projekt jest świetną okazją do uzyskania
jakiejś korzyści: nauczenia się czegoś, ulepszenia swoich
umiejętności, zarobienia więcej pieniędzy, popracowania
nad znajomością, zdobycia uznania czy zwiększenia swoich
możliwości awansu. Przypomina to wskazówkę z poprzedniego
punktu. Jeśli zwrócisz uwagę na szanse zamiast na problemy,
będziesz mniej onieśmielony i chętniejszy do pracy.
 Poświęć się zadaniu. Jeśli masz trudności z motywacją, poświęć
się zrobieniu jakichś postępów z zadaniem lub projektem
dzisiaj lub codziennie w tygodniu. Opowiedz o tym rodzinie
i znajomym, napisz o tym na blogu albo dołącz do forum Zen
Habits — to świetnie motywuje. Poczuj się odpowiedzialny
za swoje postanowienie i opowiadaj innym o swoich codziennych
postępach.

42

Rozdział 9. Nawyk 5.: prosty, zaufany system

Rozdział 9.

Nawyk 5.:
prosty, zaufany system
Lista zadań jest podstawą każdego systemu zarządzania czasem.
Pozwala na zorganizowanie wszystkich zadań, których nie możesz
w danej chwili wykonać, dzięki czemu zawsze wiadomo, co jeszcze jest do zrobienia.
GTD Davida Allena przewiduje rozdzielenie zadań na osobne listy
spraw, zwane „listami kontekstowymi”, w rodzaju @praca,
@komputer, @dom, @telefony, @sprawy itp. Kiedy zajmujesz się
zadaniami z wybranej dziedziny, możesz dzięki temu zwrócić uwagę wyłącznie na te czynności, którymi
możesz się w danej chwili zająć, zamiast
„Prostota, prostota
przeglądać długą listę zadań, które są
i jeszcze raz prostota”.
obecnie nie do wykonania.
W ZTD istotne jest utrzymanie proThoreau
stego systemu, z którego będziesz rzeczywiście korzystać. Systemu, któremu
możesz powierzyć swoje informacje. Oto trzy elementy składające
się na prosty, zaufany system:
1. Infrastruktura. Prosty system składa się ze skrzynek
odbiorczych, kalendarza, list i systemu odniesień.
2. Narzędzia. Istotne jest korzystanie z bardzo prostych narzędzi,
aby utrzymywanie systemu wymagało minimalnego wysiłku.

43

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

3. Zastosowanie. Wreszcie ważne jest, byś rzeczywiście korzystał
z tego systemu i wyrobił sobie nawyk codziennego
sprawdzania go.
Infrastruktura
W ramach ZTD należy korzystać z list, których się potrzebuje, chociaż
sam system powinien być możliwie prosty. Choć listy kontekstowe są
przydatne, utrzymywanie ich bywa trudne. Staraj się ich mieć jak
najmniej. Przykładowa infrastruktura może wyglądać następująco:
@praca: wszystko, co związane z pracą,
@osobiste: wszystkie osobiste zadania,
@sprawy: prosta lista spraw do załatwienia,
@telefony: sprawy, w związku z którymi można zadzwonić
z dowolnego miejsca,
@czekam na: użyteczna lista spraw, które śledzisz,
@kiedyś/może: lista zajęć, których nie możesz albo nie
chcesz od razu wykonać, a do których chcesz wrócić później.
Bez względu na konkretną postać systemu pamiętaj, że nie są to
listy zadań na dany dzień. Listy praca i osobiste są zaledwie listami
przeglądowymi, które możesz opracować na podstawie swoich codziennych Najważniejszych Zadań i tygodniowych Dużych Kamyków (które omówiłem w rozdziale 7.). Listy sprawy, telefony i czekam
na można oczywiście sprawdzać, kiedy pojawia się taka potrzeba.
Ponadto — o ile Ci to pomoże — możesz stworzyć listę projekty, by
śledzić projekty, nad którymi pracujesz.
Do pozostałych komponentów systemu, poza listami, należą
skrzynki odbiorcze (rozdział 5.), kalendarz i prosty system katalogowania.
Narzędzia
Wiele popularnych narzędzi GTD (Kinkless, stikkit, Outlook, Remember the Milk itp.) potrafi nadmiernie skomplikować pracę. W rzeczywistości same listy w zupełności wystarczą.
44

Rozdział 9. Nawyk 5.: prosty, zaufany system

Ludzie często zapominają się w zabawie narzędziami, tworzeniu
skomplikowanych systemów, zmienianiu narzędzi i systemów co
tydzień lub dwa, zamiast rzeczywiście zająć się robieniem czegoś. ZTD
wymaga, byś wybrał możliwie najprostsze narzędzia, a następnie o nich
zapomniał. ZTD opiera się na działaniu, a nie na narzędziach.
Do głowy przychodzi oczywiste pytanie: którego narzędzia używać
do prowadzenia list? Oto moje propozycje najprostszych i najskuteczniejszych narzędzi GTD:
 Simple GTD. To moje ulubione narzędzie, z którego sam
obecnie korzystam. Wcześniej używałem Tracks, które również
jest proste i efektywne, ale przeniosłem się na Simple GTD,
bo zależało mi na czymś jeszcze prostszym. Program oferuje
wszystkie potrzebne funkcje, ma ładny interfejs, ale nie ma
żadnych dodatków. Pobaw się nim trochę — interfejs jest
niezwykle intuicyjny i do jego opanowania nie potrzeba
instrukcji. Nie znajdziesz w nim ogromu różnych funkcji,
ale na tym polega jego urok.
 Moleskine. Kolejny z moich ulubionych przyborów. W zasadzie
wystarczy dowolny notes, który możesz włożyć sobie do kieszeni.
Poręczność notesu (którego nie musisz włączać ani naciskać
na nim guzików) sprawia, że idealnie się nadaje do tego nawyku
GTD. Moleskine jest jednak szczególnie atrakcyjny ze względu
na swoją estetykę i przyjemność, z jaką się z niego korzysta.
Gorąco polecam!
 Hipster PDA. Hipster PDA, niezwykle prosty i poręczny notes,
cieszy się popularnością wśród niskobudżetowych miłośników
GTD. W rzeczywistości jest to stos fiszek złączonych spinaczem.
W sieci możesz znaleźć szablony do nadrukowania na kartkach
albo po prostu zapisywać na kartkach swoje listy. Szczególny
urok Hipster PDA polega na tym, że zapełnione kartki możesz
wyrzucić i zastąpić świeżymi.
 Tadalist. Tadalist, najprostsze narzędzie ze wszystkich tu
wymienionych, jest programem do tworzenia list. Nie ma
żadnych bajerów, chociaż jego interfejs jest przyjazny; stworzyli
45

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

go ludzie odpowiedzialni za Backpack i Basecamp. Stwórz tyle
list, ile potrzebujesz, w razie potrzeby je wydrukuj i sprawdzaj
wyłącznie ten kontekst, który jest Ci potrzebny. To prostota
w czystej postaci.
 Todoist. Kolejny prosty, estetyczny menedżer list, który
oferuje kilka dodatkowych funkcji, choć nic nadmiernie
skomplikowanego. Nie korzystam z niego tylko dlatego,
że nie podoba mi się jego oparty na kreskach interfejs.
Tobie jednak może bardziej odpowiadać. Tak czy inaczej,
warto na niego rzucić okiem.
Po wybraniu narzędzia stwórz swoje listy i zachowuj w nich porządek.
Oto inne przybory do stworzenia prostej infrastruktury:
 Kalendarz. Proponuję kalendarz Google, 30 Boxes, Outlook
lub zwyczajny kalendarz papierowy.
 System odniesień. Układanie papierów w kolejności
alfabetycznej w teczce, którą następnie odkładasz do szuflady,
jest prostym i najsprawniejszym rozwiązaniem. Załóż osobną
teczkę dla każdego projektu, klienta lub zagadnienia.
W przypadku plików na komputerze możesz stworzyć prosty
system folderów, analogicznie do papierowych, albo po prostu
archiwizować wszystko i przeszukiwać ogół plików w razie
konieczności.
Zastosowanie
Kolejnym i najważniejszym aspektem tego nawyku (ważniejszym od
narzędzia, z którego korzystasz) jest codzienne przeglądanie list.
Polecam włączenie tej czynności do codziennego rytuału (o czym
jeszcze wspomnę w rozdziale 13.) — sprawdzaj listy rano i wieczorem,
a listy spraw i telefonów wtedy, kiedy są Ci potrzebne. Wprowadzenie
tego nawyku nie jest trudne, ale w szczególności jemu warto poświęcić
trzydzieści dni. Kiedy już sprawdzanie list będzie Twoim codziennym
nawykiem, Twoje życie stanie się o wiele bardziej zorganizowane
i produktywne.
46

Rozdział 10. Nawyk 6.: organizuj

Rozdział 10.

Nawyk 6.: organizuj
„Miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu” to jedno
z najstarszych, choć najważniejszych powiedzeń związanych
z organizacją.
Jego popularność wynika z tego, że rzeczywiście się sprawdza.
Przyjrzyjmy się, jak wypracować sobie ten nawyk i nigdy już niczego nie zgubić.
Czy całe Twoje biurko jest zawalone papierami? Czy codziennie
musisz szukać swoich kluczy? Czy wiesz, gdzie w tej chwili znajduje
się każda z rzeczy, które posiadasz?
Twoje życie można w całości zorganizować, stosując się do prostej
„Najlepszym sposobem
zasady: odkładaj wszystko na swoje
na przewidzenie przyszłości
miejsce. To zwyczaj, którego chcę
nauczyć swoje dzieci, żeby nie mujest jej stworzenie”.
sieć ciągle po nich sprzątać, ale także
Stephen Covey
dlatego, że to jeden z moich najlepszych nawyków w ogóle.
Oto jak to zrobić:
 Stwórz system. Przekładaj wszystkie przychodzące papiery
do skrzynki odbiorczej (zarówno w pracy, jak i w domu).
Przetwórz ją — wykonaj zadania, zapisz je na liście spraw
(i przenieś do teczki roboczej), zarchiwizuj je, przekaż dalej
albo zwyczajnie się ich pozbądź. W takim systemie nigdy nie
ma wątpliwości, co należy zrobić — masz ograniczony wybór.
47

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

 Znajdź każdemu przedmiotowi dom. Jeśli zamierzasz zaraz
położyć coś na blacie, stole, biurku albo rzucić to na kanapę
lub łóżko, zadaj sobie pytanie: „Czy to jest właściwe miejsce
dla tej rzeczy?”. Gdzie jest jej „dom”? Jeśli nie ma takiego,
to znajdź jej jakiś. Klucze? Wybierz miejsce, na które masz je
zawsze odkładać. Brudne ubrania? Ich miejsce nie jest na łóżku.
Kajdanki? Połóż je w szafie w specjalnym pudełku z napisem
„Podatki”.
 Prosty system katalogowania. Po przetworzeniu papierów ze
skrzynki odbiorczej musisz je położyć gdzieś, gdzie będziesz
mógł po nie sięgnąć później. Nie układaj ich w wielką stertę,
tylko stwórz prosty system katalogowania (najłatwiej posługiwać
się katalogiem alfabetycznym, ale jeśli naprawdę Cię to bawi,
możesz stworzyć katalog heksadecymalny). Zawsze trzymaj
pod ręką puste etykiety i teczki, żeby w razie potrzeby założyć
nowy folder. Nie bój się zakładać nowych teczek. Nigdy nie
twórz teczki „Różne”. Równie dobrze mógłbyś ją nazwać
„Sprawy, które odwlekam”.
 Odkładaj materiały od razu. Wiem, przecież zamierzałeś je
odłożyć później. Będą sobie tak leżeć, aż się do nich zabierzesz.
Niedługo później zamiast kilku papierów masz stos papierów
i bałagan. Nie czekaj na później. Zrób to teraz!
 Wykształć w sobie nawyk. Nawyku odkładania rzeczy na
ich miejsce nie wykształcisz w sobie z dnia na dzień. Będziesz
zapominać albo po prostu nie będzie Ci się chciało starać.
Aby wyrobić w sobie przyzwyczajenie, musisz skoncentrować się
na nim przez trzydzieści dni. Podejmij się trzydziestodniowego
wyzwania, koncentrując na tym swoją uwagę, aż zwyczaj ten
stanie się Twoją drugą naturą.
 Zwracaj uwagę na przejścia. Czas dzielący jedną czynność od
drugiej jest czasem przejściowym. To właśnie wtedy powinieneś
odłożyć wszystko tam, gdzie powinno się znajdować, posprzątać
po sobie. Jest to również czas, w którym nie myślisz o tym
wszystkim, tylko zastanawiasz się, czym się dalej zająć
48

Rozdział 10. Nawyk 6.: organizuj

(chyba że akurat rozmyślasz o ostatnim odcinku Na dobre
i na złe). W ramach pracy nad nawykiem odkładania wszystkiego
na swoje miejsce zwracaj szczególną uwagę na przejścia.
Świadomość ich występowania ułatwi Ci zapamiętywanie,
by odkładać rzeczy na swoje miejsce.
 Zachowuj porządek powierzchni płaskich. Nigdy nie kładź
niczego na blacie, stole, biurku, łóżku, komodzie, stoliku lub
podłodze. Jeśli przyłapiesz się na tym, znajdź jakiś dom dla
przedmiotu, z którym masz problem. W ogóle wysprzątaj
wszystkie te powierzchnie, wyrzucając połowę znajdujących
się na nich rzeczy, a pozostałym znajdując nowy dom. Prawda,
że tak lepiej? Kto by pomyślał, że pod tym bałaganem znajduje
się biurko.
 Etykietuj. Etykiety są ulubionym narzędziem organizatora.
Miej pod ręką drukarkę etykiet albo przynajmniej kilka pustych
etykietek i pooznaczaj nimi pudła, by wiedzieć, że wszystko
ma swoje miejsce. Próbowałem oznaczyć etykietami swoją
żonę i dzieci, ale z jakiegoś powodu nie pasowało im to.
 Oceniaj. Od czasu do czasu warto ocenić swój poziom
zorganizowania. Czasami nie warto trzymać w jednym pokoju
przedmiotu, z którego przeważnie korzystasz w innym pokoju.
Czasami warto mieć trzy pary nożyczek, jeśli korzystasz z nich
często w trzech pokojach. Czasami konieczne jest wysprzątanie
bądź zreorganizowanie rzeczy w szufladzie lub szafie.
Jeżeli kiedykolwiek cokolwiek Ci się jeszcze zawieruszy, przejrzyj
raz jeszcze powyższe wskazówki i trochę nad nimi popracuj. Jeśli już
niczego nie zgubisz, pomyśl o tym, ile udało Ci się zaoszczędzić czasu
i pieniędzy. W razie czego możesz mi podziękować przekazem pieniężnym.

49

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

50

Rozdział 11. Nawyk 7.: przeglądaj

Rozdział 11.

Nawyk 7.: przeglądaj
Powiedzmy sobie uczciwie: nawet najlepszym zdarza się z czasem pogubić, stracić koncentrację na celu czy pozwolić choćby
i najlepiej zaplanowanemu systemowi odrobinę się rozłożyć.
Wobec zabiegania w dni robocze i poza pracą nawet najlepsze
systemy mogą skłaniać się ku entropii.
Tu właśnie do gry wchodzi Przegląd Tygodniowy, który daje szansę
na zebranie wszystkiego do kupy i odzyskania koncentracji na tym, co
naprawdę istotne.
W tym rozdziale przyjrzymy się jednak temu, jak wykorzystać
moc Przeglądu Tygodniowego w możliwie najkrótszym czasie —
w postaci Uproszczonego Przeglądu Tygodniowego.
Uproszczony Przegląd Tygodniowy polega na przemyśleniu obranych celów. Podczas przeglądu po„Poza szlachetną sztuką kończenia
winieneś się zastanowić nad swoim
zadań istnieje szlachetna sztuka
jedynym celem rocznym, jakie popozostawiania rzeczy odłogiem.
stępy na rzecz jego osiągnięcia poczyniłeś w ciągu minionego tygodnia
Mądrość życia tkwi w wykluczeniu
oraz co zamierzasz w tej sprawie
tego, co zbędne”.
zrobić w nadchodzącym tygodniu.
Oto pięć prostych kroków, które
Lin Yutang
umożliwią Ci przeprowadzenie wartościowego przeglądu tygodniowego:

51

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

1. Zastanów się nad swoim pojedynczym, długoterminowym
celem oraz celem krótkoterminowym. Przejrzyj swoje cele
życiowe (a jeśli ich jeszcze nie zapisałeś, poświęć chwilę, by
to teraz zrobić) i wyłoń spośród nich jeden długoterminowy
cel, który chcesz osiągnąć w tym roku. Cel ma być tylko jeden,
żebyś mógł się skoncentrować na nim w pełni. Jeśli wybierzesz
ich za dużo, stracisz koncentrację, która jest najważniejsza
w działaniu na rzecz osiągnięcia celu. Wybierz następnie jeden
krótkoterminowy cel, który osiągniesz w ciągu następnego
tygodnia, by przybliżył Cię do spełnienia Twojego celu
rocznego. Od tej pory każdy Przegląd Tygodniowy powinien
być zwyczajnie przeglądem postępów dokonanych na rzecz
osiągnięcia tego pojedynczego celu oraz procesem ponownego
skoncentrowania się na nim. Takie cotygodniowe sesje
odzyskiwania skupienia na celu pomogą Ci pozostać na dobrej
drodze, zachować uwagę i energię tam, gdzie ich potrzebujesz,
oraz napędzać się dalej ku celowi. Wystarczy przeznaczyć na
to 10 – 15 minut w fazie wstępnego planowania oraz 5 minut
w każdym kolejnym tygodniu.
2. Przejrzyj swoje notatki. Jeśli przyswoiłeś już sobie nawyk 1.
(czyli kolekcjonowanie), powinieneś mieć notatki z całego
minionego tygodnia. Wiele z zanotowanych zadań pewnie
już wykonałeś, ale warto je przejrzeć, by znaleźć sprawy
pominięte, numery telefonów do zapisania w kontaktach itp.
Zwyczajnie przejrzyj wszystko i spisz niewykonane zadania.
Potrwa to 5 – 10 minut.
3. Przejrzyj swój kalendarz. Rzuć okiem na to, co zapisałeś
w kalendarzu na zeszły tydzień, i sprawdź, czy nie trzeba
czegoś przełożyć albo czy jakieś wydarzenie nie obarczyło Cię
dodatkowymi zadaniami. Przejrzyj też, co masz do zrobienia
w nadchodzącym tygodniu. Potrwa to 5 minut.
4. Przejrzyj swoje listy. Niezależnie od tego, czy posługujesz
się wieloma listami kontekstowymi, czy jedną listą spraw do
załatwienia, musisz koniecznie je przejrzeć i upewnić się,
52

Rozdział 11. Nawyk 7.: przeglądaj

czy są aktualne. Wykreśl ukończone zadania. Przejrzyj też
listę spraw, które śledzisz, listę projektów oraz listę rzeczy,
którymi ewentualnie chciałbyś się zająć, o ile takowe prowadzisz.
Potrwa to 10 minut.
5. Wybierz swój krótkoterminowy cel na ten tydzień i wybierz
swoje Duże Kamyki. Jeśli w pierwszym kroku osiągnąłeś
swój krótkoterminowy cel, musisz sobie obrać nowy. Jeśli
nie, skoncentruj się na nim ponownie i sprawdź, jakie drobne
zadania możesz wykonać, by go osiągnąć. Wypisz te zadania
oraz inne ważne sprawy, którymi chcesz się zająć w najbliższym
tygodniu, i zapisz je w kalendarzu. Wyznacz je sobie na poranki.
Te zadania powinny mieć każdego dnia najwyższy priorytet.
Przydzielaj tylko jedno lub dwa na dzień. Potrwa to 5 – 10 minut.
Łączny czas przeglądu: 30 minut, jeśli utrzymasz koncentrację.
Nie rozpraszaj się i szybko przechodź przez kolejne etapy. Pozbądź
się wszystkiego, co Cię może dekoncentrować; wyłącz powiadomienia
e-mailowe i połączenie z internetem (chyba że Twoje listy i kalendarze
znajdują się w sieci), wyłącz telefon. Wszystko to powinno zająć Ci
najwyżej 45 minut.
Wykonując te kluczowe zadania w ramach swojego Przeglądu Tygodniowego, zachowasz integralność swojego systemu, ale także dopilnujesz, by samemu zachować koncentrację na swoich celach.
Pamiętaj, by skupiać się wyłącznie na jednym celu naraz —
zwiększy to prawdopodobieństwo, że go osiągniesz. Jeśli to konieczne, wydrukuj sobie przypomnienie i powieś gdzieś. Wysyłaj sobie
przypomnienia e-mailowe. Powiedz wszystkim o tym, co robisz. Napisz o tym na blogu. Bez względu na podjęte środki, jeżeli uda Ci się
zachować silną koncentrację, zrealizujesz wszystko, co zaplanowałeś.

53

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

54

Rozdział 12. Nawyk 8.: upraszczaj

Rozdział 12.

Nawyk 8.: upraszczaj
Jeśli przypominasz mnie, masz długą listę zadań do wykonania,
być może podzieloną na różne konteksty (praca, problemy osobiste, sprawy do załatwienia, telefony itp.). Twoja lista zadań jest
tak długa, że trudno to wszystko opanować. Nigdy nie wyczerpujesz swojej listy, ponieważ każdego dnia pojawia się na niej
coś nowego.
Ogranicz swoją listę do spraw najważniejszych, aby wyeliminować
zapotrzebowanie na rozbudowane systemy planowania.
Długie listy spraw do załatwienia są poważnym mankamentem
większości systemów produktywności. Zapisywane na nich zadania
nie są posegregowane według priorytetu, a zapisuje się na nich prak„Nim doznałem oświecenia,
tycznie wszystko. Ostatecznie nie
rąbałem drewno i nosiłem wodę.
jesteś w stanie opanować swojej listy
Doznawszy oświecenia, rąbałem
i stajesz się niezwykle zajęty, starając
się odbębnić wszystkie zadania.
drewno i nosiłem wodę”.
W tym rozdziale przyjrzymy się
powiedzenie zen
sposobom na ograniczenie liczby zadań do tego, co konieczne.
Na początek wyobraźmy sobie idealną sytuację. Ostatnimi czasy
zacząłem upraszczać swój system zarządzania czasem, przekształcając go z GTD w coś o wiele bardziej minimalistycznego. Wciąż
utrzymuję długie listy zadań, ale zbyt często ich już nie przeglądam.
Zamiast tego zacząłem eliminować pozycje, żeby skoncentrować się
na tym, co naprawdę ważne.
55

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Teraz moja lista spraw do załatwienia składa się z trzech Najważniejszych Zadań na dany dzień. Mam także listę kilku pomniejszych zadań, z którymi chcę się od razu uporać — zwykle w ciągu pół
godziny — by mieć wolną resztę dnia na ważniejsze zajęcia. Wciąż
posługuję się kalendarzem, by pamiętać o spotkaniach, ale nie jest on
dla mnie de facto narzędziem do zarządzania czasem. Nie potrzebuję
już takich narzędzi — skróciłem swoją listę do trzech zadań dziennie.
Jak tego dokonać? Oto najważniejsze kroki:
 Eliminuj. Poświęć kilka minut na przejrzenie swoich list
zadań i projektów oraz oszacowanie, na ile można je uprościć.
Potraktuj to jako wyzwanie. Sprawdź, czy możesz skrócić
listy o połowę. Jeśli masz 50 pozycji, ogranicz je do 25.
Po kilku dniach spróbuj je ograniczyć jeszcze bardziej.
Jak wybierać zadania do usunięcia? Czasami sprawy się
przedawniają i już nie trzeba się nimi zajmować. Wykreśl je.
Czasami można je przekazać komuś innemu — zrób tak
i wykreśl je. Więcej wskazówek znajdziesz poniżej.
 Pamiętaj, co jest nieodzowne. W jaki sposób określić, co
jest nieodzowne? Należy pamiętać o swoim głównym celu
oraz celach pobocznych, jeśli są pomocne. Powinieneś się
skoncentrować na jednym celu naraz, ale jeśli chcesz się
zająć dwoma lub trzema, to też dobrze. Tylko nie zwiększaj
tej liczby do dziesięciu. Te wybrane zadania powinny być
Twoimi kluczowymi projektami. Wszelkie pomniejsze zadania
są istotne o tyle, o ile ich wykonanie przyczyni się do osiągnięcia
głównych celów.
 Ogranicz swoje zobowiązania. Iloma projektami się zajmujesz?
Ile masz zajęć poza pracą? Wszystkiego nie zrobisz. Musisz
nauczyć się odmawiać i cenić swój czas. Jeśli już się z kolei
zgodziłeś, to wciąż możesz to odkręcić i odmówić. Wystarczy,
byś był szczery i powiedział drugiej osobie, że musisz ukończyć
szereg projektów na wczoraj i nie możesz pozostać wierny
swojemu zobowiązaniu. Krok po kroku uda Ci się ograniczyć

56

Rozdział 12. Nawyk 8.: upraszczaj

swoje zobowiązania do niewielkiej liczby — przyjmuj tylko te
zobowiązania, które naprawdę dają Ci radość i z których
czerpiesz rzeczywistą korzyść.
 Uprość strumień przypływu informacji. Ostatnio pozbyłem
się większości subskrypcji kanałów RSS. Ograniczyłem też
liczbę e-maili, na które odpowiadam. Poza tym od ponad roku
nie sięgnąłem po ani jedną gazetę, ani jedno czasopismo, nie
oglądałem telewizji (poza filmami na DVD). Wiadomości
prasowe nie są już dla mnie wiele warte. Ogranicz napływ
informacji, żeby ograniczyć ilość koniecznej pracy.
 Urządzaj cotygodniowe przeglądy. Lista zadań zazwyczaj
rozrasta się w ciągu tygodnia. Poświęcaj tygodniowo kilka minut
na eliminowanie zadań. Nie trzeba mieć wielkiej listy spraw,
żeby być produktywnym — zajmij się tylko tym, co ważne.
 Duże Kamyki. W ramach swojego cotygodniowego przeglądu
wskaż najważniejsze zadania, które chciałbyś wykonać w ciągu
najbliższego tygodnia. To są Twoje Duże Kamyki. Umieść
je w swoim harmonogramie, o możliwie wczesnych porach,
w różnych dniach tygodnia. Niech to będą najważniejsze
zadania w każdym dniu, którymi zajmiesz się w pierwszej
kolejności. Nie odkładaj ich na koniec dnia.
 Największa wartość. Wyobraźmy sobie przypadek dwóch
dziennikarzy. Jeden z nich jest niezwykle zabiegany i pisze
dziesięć artykułów tygodniowo. Wszystkie są odpowiedniej
jakości, ale nie są szczególnie wybitne. Drugi pisze jeden artykuł
tygodniowo. Pewnego razu jego artykuł trafia na pierwszą
stronę gazety, staje się tematem do dyskusji na spotkaniach
i w sieci; autor zdobywa nagrodę i staje się znaną osobistością
w świecie dziennikarskim. Dzięki swojemu artykułowi zdobywa
lepszą pracę i kontrakt na wydanie książki. To przerysowany
przykład, ale ukazuje, że jedne zadania przynoszą
długoterminowe korzyści, podczas gdy inne nie mają większego
znaczenia i jedynie zajmują Twój czas. Pierwszy dziennikarz
mógł równie dobrze siedzieć w domu przez tydzień i spać
57

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

całymi dniami — nie wpłynęłoby to znacząco na jego życie
poza tym, że nie otrzymałby wynagrodzenia za ten czas.
Skoncentruj się na większych zadaniach, które przyniosą Ci
renomę, zwiększą Twój przychód na dłuższą metę oraz
zapewnią Ci satysfakcję i radość. To są właśnie Duże Kamyki.
Resztę wyeliminuj.
 Trzy Najważniejsze Zadania. Każdy swój dzień powinieneś
planować następująco: zapisz na kartce trzy Najważniejsze
Zadania (ja to robię w swoim notesie Moleskine). I już.
Odznaczaj kolejne zadania po ich wykonaniu. O ile to
możliwe, poświęć cały dzień albo przynajmniej pół dnia na
wykonywanie tych trzech zadań. Te Najważniejsze Zadania
to w zasadzie zaplanowane na tydzień Duże Kamyki i wszelkie
inne istotne sprawy, które musisz danego dnia załatwić.
 Wykonuj drobne zadania zbiorczo. W ciągu dnia mogą
wyskoczyć inne sprawy, którymi musisz się zająć, żeby nie
stały się przyczyną dalszych problemów. Zapisuj je na osobnej
liście pomniejszych zadań; swoją prowadzę w stopkach kartek
notesu. Prawdopodobnie nie musisz się do nich zabierać od
razu, więc zapisz je sobie na później. Wyznacz sobie chwilę
(około 30 minut) na zajęcie się tymi wszystkimi sprawami
zbiorczo w ciągu dnia, np. przed wyjściem z pracy. Zajmij się
najpierw swoimi Najważniejszymi Zadaniami, a pomniejsze
zadania wykonaj później w jednym ciągu. Mogą to być:
dzwonienie po ludziach, pisanie e-maili, krótkich listów,
uporządkowanie papierkowej roboty itp. Postaraj się je czym
prędzej załatwić i wykreślić z listy. Być może pod koniec dnia
zostanie Ci jeszcze kilka spraw do załatwienia. Lepiej je
przełożyć na następny dzień, niż odwlekać poważne zadania.
Zbiorczo powinieneś również przetwarzać e-maile, bo robienie
tego w ciągu dnia na wyrywki to zwyczajne przeszkadzanie
sobie w pracy. Rób to raz, dwa razy dziennie.

58

Rozdział 13. Nawyk 9.: rytuały

Rozdział 13.

Nawyk 9.: rytuały
Opracowuj tygodniowe i codzienne rytuały, by nadać swoim
dniom i tygodniom strukturę oraz poczucie spokoju.
Rytuały dodatkowo znacznie upraszczają dzień pracy i życie osobiste.
Twój dzień staje się mniej chaotyczny i skomplikowany. Możesz
zestawiać podobne zadania i wykonywać je zbiorczo. Zyskujesz także
pewność, że zajmujesz się tym, czym naprawdę musisz.
Najważniejsze jest jednak to, że zyskujesz kontrolę nad swoim
dniem, zamiast zdawać się na łaskę tego, czym inni chcą Cię obarczyć.
Brak rytuału utrudnia odpowiadanie „nie” ludziom, którzy mają do
Ciebie jakąś sprawę. Kiedy brakuje nam rytuału, jesteśmy dostępni
na zawołanie każdego interesanta i każdej strony internetowej, która przycią„Zen to nie wyczyn,
gnie naszą uwagę. To zła sytuacja, jeśli
tylko skupienie na rytuale
chcesz załatwić cokolwiek ważnego.
Przejmij kontrolę nad swoim życiem.
codzienności”.
Stwórz sobie parę rytuałów i ich przeShunryu Suzuki
strzegaj.
Oto kilka wskazówek:
 Zadania robocze. Sporządź listę wszystkiego, co chcesz lub
musisz osiągnąć w swoim życiu zawodowym. Mogą to być
rzeczy w rodzaju Przeglądu Tygodniowego lub drobne sprawy,
takie jak papierkowa robota, pisanie raportów, codzienne
opróżnianie skrzynki odbiorczej, wyznaczanie Najważniejszych

59

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Zadań z rana, przeglądanie celów, rozmawianie z szefem
o postępach, opróżnianie konta e-mailowego, dzwonienie do
ludzi, pisanie, projektowanie itp.
 Zadania osobiste. To samo zrób w swoim życiu osobistym.
Na liście możesz zapisać ćwiczenia, jogę, medytację, pisanie
w dzienniku, czytanie, przeglądanie kanałów RSS oraz
obowiązki w rodzaju płacenia rachunków, prowadzenia
rozliczeń, robienie prania, sprzątanie, zakupy, opieka nad
zwierzętami domowymi, zajmowanie się dziećmi, wizyty
w banku, na poczcie, przyrządzanie posiłków itp.
 Zajmuj się sprawami zbiorczo. Przejrzyj swoje listy i spróbuj
zestawić pomniejsze zadania. Pozwoli Ci to zaoszczędzić czas
i ograniczyć liczbę przerw. Jeśli więc masz na liście zakupy,
wizytę w banku i na poczcie oraz wyjście do sklepu
zoologicznego, zestaw je w jednej rubryce i załatw w ciągu
jednego dnia. Możesz co tydzień urządzać „dzień przy biurku”,
by zająć się swoimi osobistymi sprawami, przejrzeć pocztę,
zapłacić rachunki, zająć się rozliczeniami finansowymi,
zarchiwizować dokumenty, przygotować przesyłki pocztowe,
wymyślić jadłospis na najbliższy tydzień i sporządzić listę
zakupów. W pracy możesz przeznaczyć jedną godzinę na
dzwonienie po ludziach, przetwarzanie e-maili, papierkową
robotę itp.
 Zajęcia codzienne. Przejrzyj teraz listy i określ, które czynności
trzeba wykonywać codziennie. Może to być telefonowanie,
odbieranie e-maili, określanie Najważniejszych Zadań,
pisanie w dzienniku, ćwiczenie, czytanie powiadomień RSS,
przetwarzanie fizycznej skrzynki odbiorczej i inne zajęcia.
Rozplanuj swoje codzienne rytuały. Nie planuj, co masz robić
w każdej chwili, ale wybierz określone pory dnia, w których
będziesz się zajmować tymi codziennymi czynnościami.
Proponuję opracować rytuał poranny (albo jeden rytuał poranny,
kiedy jesteś w domu, oraz drugi, kiedy docierasz do pracy)

60

Rozdział 13. Nawyk 9.: rytuały

i na zakończenie dnia (i w pracy, i w domu). Środek dnia,
czyli najdłuższą jego część, pozostaw wolny na zajęcie się
Najważniejszymi Zadaniami i wszystkim innym, co Ci się trafi.
 Lista tygodniowa. Twój tygodniowy rytuał powinien składać
się z zajęć wykonywanych raz lub dwa razy w ciągu tygodnia,
ale nie codziennie. Są to takie rzeczy jak Przegląd Tygodniowy,
pranie, przegląd celów (który akurat może wchodzić w skład
Przeglądu Tygodniowego), sprzątanie domu, ćwiczenia (jeśli
ćwiczysz np. trzy razy w tygodniu), załatwianie spraw poza
domem, rozliczenia finansowe, dzień przy biurku, pielenie
ogródka itp. Rozplanuj wykonywanie tych czynności w tygodniu
i staraj się nie planować zbyt wielu obowiązków na jeden
dzień. Powinieneś wybierać najwyżej 2 – 3 zadania na dzień.
Najlepiej wybierać sobie 1 – 2 zadania dziennie. Jeśli musisz
codziennie wykonywać 3 – 4 takie tygodniowe zadania, to
prawdopodobnie musisz uprościć swój rozkład tygodniowy,
bo trudno żyć z takim natężeniem obowiązków. Albo zestaw
podobne zadania, albo wyeliminuj najmniej ważne.
 Wypróbuj to. Skoro już opracowałeś swoje dzienne i tygodniowe
rytuały, przetestuj je. Postaraj się trzymać swoich dziennych
rytuałów co najmniej przez tydzień. Pod koniec tygodnia
zastanów się, jak Ci poszło. Jeśli coś się nie sprawdzało,
nanieś poprawki. Rytuału tygodniowego staraj się trzymać
przez co najmniej dwa tygodnie, chyba że ewidentnie się nie
sprawdza — wtedy powinieneś go na bieżąco modyfikować.
Nanieś poprawki i spróbuj jeszcze raz, dopóki nie odkryjesz,
co Ci odpowiada.
 Trzymaj się planu. Rzecz w tym, że łatwo sobie obmyślić
rytuały, ale trudniej się ich trzymać. Jeśli jednak uda Ci się
stworzyć rytuały, które Ci odpowiadają, i będziesz ich
przestrzegał przez trzydzieści dni, stosowanie się do nich
stanie się Twoją drugą naturą. Staniesz się spokojniejszy
i poczujesz, że masz większą kontrolę nad swoim życiem.
Jak tego dokonać? Podejmij się trzydziestodniowego wyzwania,
61

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

nagradzaj się, ogłoś to publicznie oraz wywieszaj przypomnienia
na ścianach swojego biura i domu. Jednocześnie nie ustalaj
sobie innych celów ani zmian nawyków. Jeśli naprawdę możesz
w to włożyć właściwą energię i odpowiednio się skoncentrować
przez trzydzieści dni, przestrzeganie rytuałów stanie się dla
Ciebie zautomatyzowane i przestanie wymagać wysiłku.

62

Rozdział 14. Nawyk 10.: odkryj swoją pasję

Rozdział 14.

Nawyk 10.: odkryj swoją pasję
Spośród wszystkich nawyków Zen To Done ten jeden jest najtrudniejszy, a być może najważniejszy.
Jeśli miałbyś przyjąć tylko jeden z przedstawionych tu nawyków, poleciłbym Ci właśnie ten. Czy jest nieodzowny dla korzystania z całego systemu? Nie jest. Mógłbyś wyuczyć się wszystkich pozostałych
nawyków, by cieszyć się pełną efektywnością, spokojem i zorganizowaniem. Ten jeden nawyk jednak sprawi, że staniesz się i szczęśliwszy, i bardziej efektywny.
Zastanów się: jeśli naprawdę na czymś Ci zależy, dołożysz wszelkich starań, żeby to osiągnąć. Będziesz pracował ze szczególnym zaangażowaniem, dłużej i jest mniejsza szansa, że będziesz cokolwiek
„Niczego wielkiego na świecie
odwlekał. Odwlekamy tylko te rzeczy, na których nam nie zależy.
nie dokonano bez pasji”.
Jeśli z niechęcią chodzisz do
Hegel
pracy, stale brak Ci motywacji albo
czujesz, że Twoje zajęcia są nudne
i monotonne, zdecydowanie powinieneś poszukać nowej pracy.
Twoja praca nie daje Ci szczęścia, a w dodatku nie pozwala Ci na
zrealizowanie swojego potencjału w pełni.
A teraz wyobraź sobie taką sytuację: budzisz się rano i niemal
wyskakujesz z łóżka, nie mogąc się doczekać wyruszenia do pracy.
Możesz pracować dłużej niż inni, ale nie sprawia Ci to problemu,
ponieważ czas leci jak z płatka. Często znajdujesz się w stanie

63

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

uniesienia, kiedy tracisz z oczu cały świat i upływ czasu, zatracając się
w zadaniu. Praca nie jest już dla Ciebie nudną robotą, tylko czymś
przyjemnym, interesującym i ekscytującym. To nie „etat”, tylko pasja.
Jeśli nie lubisz swojej pracy, czy wręcz ją nienawidzisz, możesz
sądzić, że powyższa wizja jest utopią. Jeśli nigdy nie włożysz wysiłku
w odkrycie swojej pasji, to rzeczywiście tak jest i nigdy nie wejdziesz
w taki stan. Odważ się jednak marzyć, wyobrazić sobie możliwości
i rzeczywiście rozejrzeć się za tym, co kochasz. Wtedy radość z pracy
będzie nie tyle możliwa, co niemal pewna.
Co naprawdę chciałbyś teraz robić? (Tylko nie mów, że spać).
Czym lubisz się zajmować? Jaka jest Twoja wymarzona praca i jak
możesz ją zdobyć? Zastanów się nad tym — niekoniecznie teraz,
ale przez najbliższe dni. Musisz najpierw wymyślić, co to za praca,
a następnie zaplanować, jak się do niej dostać.
Jak odkryć swoją pasję
Co jeśli nie wiesz, jaka jest Twoja pasja? Nie przejmuj się — nie jesteś
sam. Najważniejsze to zacząć poszukiwania i nie ustawać, aż znajdziesz to, czego potrzebujesz.
Oto kilka propozycji:
 Czy jest coś, co już lubisz robić? Czy masz jakieś hobby?
Czy lubiłeś się czymś zajmować, kiedy byłeś mały, ale nigdy
nie traktowałeś tego jak poważną pracę? Może to być czytanie
komiksów, zbieranie, tworzenie albo budowanie czegoś.
Na pewno można z tego w jakiś sposób wyżyć. Załóż sklep
z komiksami lub stronę internetową o komiksach. Jeśli już
się lubisz czymś zajmować, to o tyle jesteś do przodu.
Wystarczy, że znajdziesz sposób, żeby na tym zarabiać.
 O czym potrafisz czytać godzinami? Kiedy sam się czymś
zainteresuję, potrafię o tym czytać bez końca. Kupuję książki
i czasopisma. Spędzam całe dnie w internecie, szukając więcej
informacji. Możesz tu znaleźć jakieś możliwości dla siebie
i odkryć własną ścieżkę rozwoju zawodowego. Nie zamykaj się
na takie tematy, tylko zagłęb się w nich.
64

Rozdział 14. Nawyk 10.: odkryj swoją pasję

 Zrób indywidualną burzę mózgów. Nic Ci nie przychodzi
od razu do głowy? Wyciągnij w takim razie kartkę papieru
i zacznij spisywać pomysły. Zapisz wszystko, co Ci przyjdzie
na myśl. Rozejrzyj się po domu, swoim komputerze, swoich
półkach w poszukiwaniu inspiracji i kolejno wszystko spisuj.
Na tym etapie nie ma złych pomysłów. Najpierw spisuj pomysły,
a oceniaj je później.
 Popytaj dookoła i rozejrzyj się za możliwościami. Spytaj
innych ludzi o pomysły. Zobacz, jakie inni mają pasje. Rozejrzyj
się po internecie. Im więcej zbierzesz pomysłów, tym większą
masz szansę na znalezienie swojej pasji.
 Przeprowadź próbę. Najlepiej przetestować swój pomysł
przed zajęciem się swoją pasją zawodowo. Potraktuj ją jako
hobby lub pracę na boku, żeby sprawdzić, czy to rzeczywiście
Twoje prawdziwe powołanie. Twoja pasja może przeżyć kilka
dni, ale poważnie będziesz mógł ją zacząć traktować dopiero
po kilku miesiącach. Jeśli przetrwa próbę czasu, to najpewniej
rzeczywiście ją odkryłeś.
 Nigdy się nie poddawaj. Nie możesz odnaleźć swojej pasji?
Jeśli przerwiesz poszukiwania po kilku dniach, poniesiesz
klęskę. Próbuj dalej — choćby i przez długie miesiące —
a w końcu Ci się uda. Wydawało Ci się, że odkryłeś swoją
pasję, ale z czasem Ci się znudziła? Nie ma problemu. Zacznij
od nowa i znajdź sobie nową pasję. Przez Twoje życie może się
przewinąć więcej niż jedna pasja, więc zapoznaj się ze wszystkimi
możliwościami. Odkryłeś swoją pasję, ale nie udało Ci się
z niej wyżyć? Nie poddawaj się. Próbuj dalej, aż Ci się uda.
Sukces nie przychodzi sam z siebie, więc poddając się, od razu
skazujesz się na porażkę. Nie poddawaj się, a odniesiesz sukces.
Jak tego dokonać
Odkrywając swoją pasję, stawiasz wielki krok na drodze do szczęścia.
Gratulacje! Naciesz się tym, a następnie podwiń rękawy, bo czeka Cię
jeszcze kawał pracy.
65

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Oto kilka wskazówek, jak rzeczywiście zacząć żyć swoją pasją:
 Nie rezygnuj jeszcze z obecnej pracy. Jeśli odkryjesz swoje
powołanie, nie zwalniaj się od razu z pracy. Najlepiej utrzymać
się na swojej posadzie, jednocześnie badając nowe możliwości.
Jeśli możesz potraktować swoją pasję jako dodatkową pracę
i przez kilka miesięcy lub rok na niej dorabiać, to jeszcze
lepiej. Pozwala to na zebranie oszczędności (które przydadzą
się, jeśli chcesz założyć własne przedsiębiorstwo) przy
jednoczesnym doskonaleniu swoich umiejętności.
 Zapoznaj się z branżą. Kto jeszcze zajmuje się tym, co Cię
interesuje? Jakie ma doświadczenie? Jak zdobył swoją pracę?
Jakie są wymagania? Sprawdź w sieci, popytaj ludzi, których
znasz, i zatelefonuj do paru osób. Im więcej wiesz, tym lepiej.
 Jakie są przeszkody? Co musisz zrobić, żeby osiągnąć cel?
Czy musisz mieć jakieś formalne wykształcenie? Czy musisz
poznać właściwych ludzi? Czy wystarczy tylko wypełnić
formularz? Czy musisz zdobyć jakieś umiejętności?
 Sporządź plan. Wypracuj rozwiązania wszelkich problemów.
Jeśli potrzebujesz wykształcenia lub umiejętności, nie zrealizujesz
swojego planu z dnia na dzień. Jeśli jednak żadnego planu nie
stworzysz, do swojego celu możesz nigdy nie dotrzeć. Wyznacz
swoją drogę do sukcesu.
 Podejmij działania. Nie czekaj, aż okazja sama przyjdzie.
Złap byka za rogi. Wykonaj swój plan. Już dziś wykonaj
przynajmniej jedną czynność i tak codziennie, aż do skutku.
Czasami może się wydawać, że droga nigdy nie dobiegnie
kresu, ale jeśli naprawdę włożysz w to wysiłek, kiedyś wreszcie
osiągniesz swój cel.
 Ćwicz, ćwicz i jeszcze raz ćwicz. Nie wchodź w branżę zupełnie
zielony. Jeśli chcesz zarabiać i być profesjonalistą, musisz
zaprezentować profesjonalne umiejętności. Stań się doskonały
w tym, co zamierzasz robić, a bez problemu będziesz mógł
na tym zarabiać. Ćwicz przez długie godziny. Jeśli lubisz to
robić, ćwiczenia mogą Ci jedynie sprawić przyjemność.
66

Rozdział 14. Nawyk 10.: odkryj swoją pasję

 Bądź wytrwały. Nie poddawaj się tylko dlatego, że odrzucono
Cię kilka razy. Albo i wiele razy. Zgłaszaj się do pracodawców,
nie przestawaj wydzwaniać. Rozsyłaj swoje CV, umawiaj się
na spotkania. Nie poddawaj się nigdy. Człowiek nieugięty
zwycięży z takim, który potrafi zrezygnować.
Jeśli znajdziesz swoją wymarzoną pracę, w której będziesz się zajmował tym, co Cię fascynuje, być może już nigdy nie będziesz musiał szukać motywacji, by być produktywnym.

67

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

68

Rozdział 15. Jeden dzień z Zen To Done

Rozdział 15.

Jeden dzień z Zen To Done
Być może zastanawiasz się, jak wygląda te dziesięć nawyków
w praktyce. Sam korzystam z Zen To Done, więc mogę Ci pokazać,
jak wygląda dzień utrzymany w duchu ZTD.
Zamiast jednak wnikać w szczegóły swojego życia osobistego, przedstawię wizję hipotetycznego użytkownika ZTD, żeby pokazać, jak
system wygląda w praktyce. Przyjrzyjmy się Jankowi, który wprowadzał w życie nawyki ZTD przez ostatni rok.
Poranek
Janek jest rannym ptaszkiem, więc wstaje o 5.30. Nie jest to obowiązkowe przy Zen To Done, ale Janek tak lubi.
Co można powiedzieć o Janku z rana? Przede wszystkim to, że
szybko wstaje z łóżka, bo nie może się doczekać nowego dnia. Dlaczego? Dlatego że w ciągu ostatniego roku,
zgodnie z nawykiem 10., odkrył swoją
„Nigdy nie myl ruchu
pasję. Zajmuje się swoją pasją zawodowo
z działaniem”.
i robi to w domu. Oczywiście nie musisz
pracować w domu, żeby stosować ZTD,
Ernest Hemingway
ale Janek to lubi.
Wstaje zatem z łóżka, gotowy na powitanie nowego dnia. Następnie wykonuje swój poranny rytuał: idzie
się umyć, a następnie robi sobie kawę i patrzy na wschód słońca.
Kolejnym krokiem jest jego poranny rytuał pisania — pisze artykuł,
co jest zresztą jednym z Najważniejszych Zadań na ten dzień.

69

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Po ukończeniu zadania przebiera się w strój sportowy, zawiązuje
buty i wychodzi na półgodzinny bieg. Janek lubi biegać, bo daje mu
to chwilę spokoju na myślenie. Po powrocie do domu bierze szybki
prysznic, zjada zdrowe śniadanie i zabiera się do kolejnego Najważniejszego Zadania dnia.
Przed zabraniem się do Najważniejszego Zadania Janek sprząta
biurko, odłącza internet, wyłącza telefon, wyłącza wszystkie programy,
które nie będą mu potrzebne, i koncentruje się w pełni na zadaniu.
Co 10 – 15 minut wstaje i robi sobie przerwę, ale przed ukończeniem zadania nie pozwala sobie na przeglądanie e-maili czy jakiekolwiek inne rozpraszające czynności.
Dopiero po ukończeniu swojego porannego rytuału i wykonaniu
dwóch Najważniejszych Zadań przegląda pocztę i kanały RSS.
Planowanie
Janek określił swoje trzy Najważniejsze Zadania poprzedniego wieczoru, w ramach swojego rytuału wieczornego, by przygotować się
na kolejny dzień. Jego przyborem do ZTD jest prosty notes Moleskine. Na nowej kartce zapisuje datę nadchodzącego dnia i wymienia
trzy Najważniejsze Zadania. U dołu strony wypisuje swoje „zadania
zbiorcze”, czyli drobniejsze sprawy, którymi ma się zająć, a które odkłada na późniejszą część dnia, żeby nie przerywać pracy nad Najważniejszymi Zadaniami. Swojego notesu używa też do kolekcjonowania informacji, nosząc go wszędzie ze sobą. Znajduje się w nim
oznaczony karteczką samoprzylepną dział na wszelkie pomysły i zadania, które mu przychodzą do głowy.
Akurat dziś przypada jego Uproszczony Przegląd Tygodniowy,
więc pobieżnie przegląda swój system, spędzając przy tym zaledwie
pół godziny. Rzuca okiem na swoją listę spraw (która znajduje się na
końcu jego notesu) i wykreśla te zadania, których nie musi koniecznie
wykonywać, pozostawiając wyłącznie te najważniejsze.
Rozważa swój cel roczny i upewnia się, czy wyznaczone na kolejny tydzień Duże Kamyki przyczyniają się do jego osiągnięcia. Zastanawia się też, jakie postępy na rzecz głównego celu rocznego poczynił w minionym tygodniu. Cieszy go, że w zasadzie wyrobił normę
70

Rozdział 15. Jeden dzień z Zen To Done

z nawiązką. Wykreśla ukończone zadania i przekazuje drogą e-mailową
zadania, którymi niekoniecznie sam musi się zająć. Zadowolony,
że jego lista jest już maksymalnie uproszczona, wypisuje Duże Kamyki
na przyszły tydzień, opróżnia swoje skrzynki odbiorcze i porządkuje
swój system katalogowania.
Rytuał wieczorny
Dzień Janka upływa zgodnie z planem. Wykonuje swoje trzy Najważniejsze Zadania i załatwia większość swoich zadań zbiorczych.
Oczyszcza swoją skrzynkę odbiorczą, zarówno fizyczną, jak i e-mailową.
Musiał się jeszcze zająć kilkoma pobocznymi sprawami, które nagle
wyskoczyły, ale szybko się z nimi uporał. Jedną z nich dopisał do
listy spraw na końcu notesu.
Po wyczyszczeniu skrzynek odbiorczych, załatwieniu spraw i wykreśleniu zadań z list Janek wykonuje kolejne czynności w ramach
wieczornego rytuału. Przygotowuje drugie śniadanie dla swoich dzieci
na jutro, przegląda swój kalendarz i listę spraw, żeby się rozeznać, co
ma następnego dnia do zrobienia, i wybiera swoje trzy Najważniejsze
Zadania. Rozmyśla nad swoim dniem, a w dzienniku zapisuje swoje
postępy i przemyślenia.

71

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

72

Rozdział 16. Pytania i odpowiedzi

Rozdział 16.

Pytania i odpowiedzi
Różni czytelnicy zadawali mi pytania w sprawie Zen To Done.
Pomyślałem, że odpowiem na nie właśnie tą drogą.
Czym się różni ZTD od GTD? Wydają się takie same.
Zen To Done wykorzystuje niektóre z zasad GTD i innych systemów produktywności, ale kładzie nacisk na nieco inne rzeczy:
1. GTD zakłada przyjęcie wielu nowych nawyków naraz, przez
co wielu ludziom nie udaje się zastosować tego systemu
z powodzeniem. Jak wspominam na swoim blogu Zen Habits,
zmiana przyzwyczajeń wymaga dużego wysiłku i koncentracji,
wobec czego lepiej zajmować się zmianą nawyków pojedynczo.
ZTD wymaga zatem
przyswajania sobie nawyków
„Zaczyna się od oczekiwania,
GTD pojedynczo bądź po
że stanie się coś dobrego”.
dwa naraz.

Tom Hopkins
2. ZTD koncentruje się na
ograniczeniu się do
niezbędnych zajęć, zamiast na radzeniu sobie ze wszystkimi
obowiązkami. GTD nie zwraca uwagi na to, co istotne, tylko
traktuje wszystkie obowiązki jako równoprawne.
3. Przy GTD wielu ludzi koncentruje się na systemie
i narzędziach, podczas gdy ZTD skupia się na działaniu.
Oferuje sposób pozwalający na wykonywanie zadań tak,
by koncentrować się na nich pojedynczo, unikać wszystkiego,

73

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

co może rozpraszać, i wejść w odpowiedni stan umysłu. GTD
nie ma wiele do zaoferowania, jeśli chodzi o konkretne
działanie.
4. GTD wspomina o celach jedynie pobieżnie. Jest to z założenia
system działający od szczegółu do ogółu i pod tym względem
nie można mu niczego zarzucić. ZTD jednak bardziej
koncentruje się na celach — zarówno w ramach rocznych,
miesięcznych i tygodniowych przeglądów, jak i na co dzień,
przy ustalaniu Najważniejszych Zadań. Łączy zatem podejście
od szczegółu do ogółu właściwe GTD z podejściem przeciwnym,
które proponuje m.in. Steven Covey.
5. W ramach GTD Twój dzień jest bardzo nieustrukturyzowany,
co też jest plusem, choć niektórym taki tok pracy może się
wydawać zbyt trudny i niejasny. ZTD nadaje dniu strukturę
opartą na Najważniejszych Zadaniach i rytuałach (porannych,
wieczornych i innych). Taki tryb pracy jest dla wielu ludzi
pomocny, choć wprowadzenie go nie jest konieczne.
6. Wreszcie ZTD uwzględnia ostatni nawyk, jakim jest
odnalezienie swojej pasji. Choć nie jest to stały, roboczy
nawyk, odkrycie pasji jest niezwykle ważne, jeśli chce się
robić coś, czego się pragnie. Dzięki temu można rzeczywiście
pracować sprawniej. Sądzę, że wielu ludziom może się to
wydać istotne.
Czy nawyk 8. („Upraszczaj”) nie sprawia, że nakaz GTD, by zapisywać wszystkie otwarte sprawy na listach i wyrzucić je z myśli,
przestaje mieć sens?
Gdybyś upraszczał wszystko w głowie przed zapisywaniem takich
spraw w notesie, to owszem, mijałoby się to z celem. W ramach ZTD
chodzi jednak o to, żeby najpierw zapisać wszystkie otwarte sprawy
i wyrzucić je z myśli, a dopiero potem je przejrzeć. Upraszczanie ma
miejsce dopiero podczas przeglądów, kiedy decydujesz, czy jakieś zadanie rzeczywiście trzeba wykonać albo czy naprawdę jest istotne.

74

Rozdział 16. Pytania i odpowiedzi

Ten system wcale nie wydaje się prosty. To aż dziesięć różnych
nawyków!
Po pierwsze, w większości systemów produktywności nawyków jest
o wiele więcej niż dziesięć. GTD ma dwa razy tyle. Siedem nawyków Stevena Coveya w praktyce rozkłada się na większą liczbę. Na
przykład w ramach wprowadzania nawyku First Things First trzeba
przejść przez kilka etapów, powstawiać wszystko w kwadranty, wyznaczać priorytety itp. Inne systemy po prostu nie wyrażają nawyków jasno, tak jak dzieje się to w ZTD. W dodatku zalecają, by zrobić
wszystko naraz, co w znacznym stopniu przyczynia się do ostatecznej
porażki.
Po drugie, nie musisz wdrażać w swoje życie wszystkich dziesięciu
nawyków. Wszystkie są wartościowe, ale możesz na przykład skorzystać
tylko z połowy z nich. Przyjmij te nawyki, które najbardziej Ci pomogą
i będą pasować do Twojego stylu pracy. Każdy ma inne potrzeby i żaden system nie zadowoli wszystkich. Podejście ZTD pozwala na pewną
elastyczność.
Więcej o minimalistycznym podejściu przeczytasz w rozdziale 3.
Wygląda na to, że praca nad jednym nawykiem naraz wymaga
strasznie dużego zdyscyplinowania.
Zgadzam się, ograniczenie się do jednego nawyku naraz może być
trudne. Tyle tylko, że przyjmowanie wielu nawyków naraz jest o wiele
trudniejsze.
Wyobraź sobie, że postanawiasz rzucić palenie, zacząć biegać,
chodzić na siłownię trzy razy w tygodniu, przejść na wegetarianizm,
zacząć się budzić codziennie o 5 rano, przestać odwlekać swoje
sprawy, zebrać się do kupy i zacząć utrzymywać porządek oraz zająć
się medytacją. I zamierzasz się do tego wszystkiego zabrać w ciągu
jednego tygodnia. Jak myślisz: ile z tego uda Ci się osiągnąć? Chyba
nie za dużo?
Zmiana przyzwyczajeń jest rzeczywiście trudna. To umiejętność,
która wymaga praktyki. Niewątpliwie można tego dokonać. Samemu
mi się to udało, podobnie jak innym, ale wymaga to skupienia. Nie da
się skoncentrować na dziesięciu sprawach naraz. Możesz się skupić
75

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

na kilku przyzwyczajeniach, ale kiedy koncentrujesz się na jednym,
Twoja uwaga jest o wiele silniejsza. Zwiększa to z kolei Twoje szanse
na osiągnięcie celu.
Jeśli sądzisz, że jesteś panem swoich przyzwyczajeń, spróbuj sobie
na dobry początek przyswoić 3 – 4 wymienione wcześniej nawyki
— byle nie wszystkie dziesięć. Możesz na przykład wypróbować ZTD
minimalny, a potem dodawać po jednym, dwóch nawykach naraz
po przyswojeniu sobie pierwszych czterech. Wdrażaj je pojedynczo
miesiąc po miesiącu, ewentualnie dodając ich stopniowo więcej.
Spójrz na to tak: złych nawyków i nałogów nie wypracowaliśmy
sobie z dnia na dzień. Z dobrymi nawykami jest tak samo. Jeśli będziesz przyjmować po jednym nawyku miesięcznie, po roku będziesz
już niezwykle produktywnym, zorganizowanym i spokojnym człowiekiem! To chyba dość niezły wynik jak na jeden rok.
A co, jeśli nie odkryję swojej pasji? Czy i tak powinienem wprowadzić w życie pozostałe nawyki?
Dziesiąty nawyk jest nieobowiązkowy i mimo wszystko powinieneś
przyswoić sobie jak najwięcej pozostałych nawyków (albo chociaż te,
które odpowiadają Twojemu stylowi pracy), nawet jeśli nie uwielbiasz
swojej pracy. Dziesiąty nawyk ostatecznie jednak polega na tym, by
zawsze mieć otwarte oczy. Przynajmniej zacznij poszukiwania i zawsze
bądź otwarty na okazje i pomysły, które mogą Cię doprowadzić do
Twojej pasji.
Czy naprawdę muszę trzymać się jednego celu na rok? Mam tyle
rzeczy, którymi chciałbym się zająć!
Doskonale to rozumiem! Nie zmienia to jednak faktu, że koncentracja jest kluczem do sukcesu, a nie skoncentrujesz się na dziesięciu
celach naraz.
Wiem o tym, bo rok 2007 zacząłem z długą listą celów do osiągnięcia i gigantycznymi pokładami entuzjazmu. Co tydzień wykładałem sobie działania, które musiałem podjąć, żeby te cele osiągnąć.
Niedługo później entuzjazm mi się wyczerpał. Trudno ciągle mieć tyle
zapału do tylu rzeczy naraz.
76

Rozdział 16. Pytania i odpowiedzi

Zamiast tego przyjąłem inne podejście: zajmowanie się jednym
celem naraz. Czy naprawdę potrzeba całego roku, żeby osiągnąć taki
cel? Bynajmniej. Możesz skoncentrować się na celu, który osiągniesz
w tydzień, miesiąc lub pół roku. Grunt, żebyś się na nim skoncentrował. Po jego osiągnięciu wybierz sobie kolejny. Taka koncentracja
na celach pozwoli Ci osiągnąć bardzo dużo w ciągu jednego roku.
Czy nazwa ZTD nie narusza praw autorskich Davida Allena
do GTD?
Wcale nie. Przede wszystkim, choć niezwykle dużo zawdzięczam Davidowi Allenowi i jego systemom produktywności, to nie on wymyślił
kolekcjonowanie, przetwarzanie i przeglądanie. To są metody, które
mistrzowie produktywności stosowali od dziesięcioleci. Allen po prostu zebrał je do kupy w świetny, logiczny, sensowny i szeroko zakrojony system.
Przejąłem kilka narzędzi, z których korzysta (i z których korzystali
inni od dawien dawna), i połączyłem je z innymi narzędziami, z których korzystano od dawien dawna. Pojęciami Dużych Kamyków i Najważniejszych Zadań, którymi posługiwał się Stephen Covey i inni
przed nim. Pojęciami w rodzaju upraszczania, które stało się popularne w latach siedemdziesiątych. Idee w rodzaju odkrywania swojej pasji znamy od wieków.
Po drugie, „Zen To Done” nie narusza praw do „Getting Things
Done”. Ich nazwy łączy tylko jedno słowo, a poza tym nie sądzę, żeby
ktokolwiek pomylił jedną z drugą. Ponadto choć „ZTD” brzmi jak
„GTD”, David Allen nie ma praw do wszystkich nazw, które skracają
się do „GTD”.
Niemniej jednak niezwykle dużo zawdzięczam Davidowi Allenowi
i innym, ale ten system jest moim własnym zestawieniem przydatnych narzędzi, które wielu ludzi również uznało za przydatne.
Jakich narzędzi sam używasz w ZTD?
Każdy tak czy siak opracuje własny przybornik, który będzie mu najbardziej odpowiadał. Jeśli jednak ktoś jest ciekaw, oto moje narzędzia:

77

Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności

1. Notes kieszonkowy Moleskine, który zawsze ze sobą noszę,
żeby mieć gdzie kolekcjonować informacje.
2. W notesie zapisuję trzy Najważniejsze Sprawy na dzień oraz
„zadania zbiorcze” na dzień u dołu strony. Swoją główną
listę zadań oraz osobne listy na drobne sprawy do załatwienia,
telefony i rzeczy, które śledzę, prowadzę na końcu notesu.
3. Do zapisywania terminów spotkań i innych ważnych dat (także
zajęć moich dzieci) używam wyłącznie kalendarza Google;
do e-maili używam Gmaila, a piszę w Google Documents
i AbiWord.
I tyle!

78

Rozdział 17. Dodatkowe materiały

Rozdział 17.

Dodatkowe materiały
Narzędzia
 Listy zadań: Vitalist, Tadalist, Backpack, Simple GTD,
Nozbe, Tracks, Remember the Milk.
 Kalendarze: Google Calendar,
30 Boxes.
 Inne: Cool Timer, Hipster PDA.

Artykuły (w języku